Prazos estourados – por que isto ocorre tão frequentemente??

Por Stonner
22 de agosto de 2016 às 08:20

Prazos estourados: por que isto ocorre tão frequentemente?? Recentemente publicamos aqui no Blogtek o artigo: Análise Quantitativa de Riscos – Prazo, onde destacamos a importância de ser realizada a avaliação probabilística de prazo, e aqui iremos discorrer um pouco mais sobre o assunto. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui abaixo, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

Prazos estourados – introdução

No artigo acima referenciado, publicamos um gráfico que mostra a distribuição probabilística dos prazos de uma Obra, destacando o prazo habitualmente tomado como o suficientemente seguro como prognóstico de prazo de um projeto, o P₉₀: há 90% de probabilidade do empreendimento ser executado em até este prazo.

Prazos estourados – exemplo de Análise Quantitativa de Risco

Mas o que mais chama a atenção, ou deveria chamar, é o fato de que a probabilidade de execução deste projeto no Prazo Determinístico é inferior a 1%!!! Por que????

Prazos estourados – análise

Imagine que uma tarefa F seja antecedida por 5 tarefas A, B, C D e E, como ilustrado na figura a seguir. Estas tarefas A, B, C D e E têm, todas elas, um prazo P₉₀ de 5 dias. Mas, qual é a probabilidade da tarefa F efetivamente começar após 5 dias?

Prazos estourados – qual a probabilidade da Tarefa F começar após 5 dias?

Note que, como a tarefa F depende de todas as anteriores, é necessário que TODAS as tarefas anteriores sejam concluídas em 5 dias. Lembramo-nos da época do pré-vestibular ou da faculdade, que eventos ligados pela conjunção “e”, tem sua probabilidade determinada pelo produto das probabilidades.

Portanto, para que a Tarefa F comece após o quinto dia, a probabilidade é de:

0,9 x 0,9 x 0,9 x 0,9 x 0,9 = 0,59 = 59%

Ou seja, apesar de cada uma das tarefas predecessoras terem um prazo “firme” de 5 dias (90% de probabilidade de serem executados em até 5 dias), a tarefa F, por depender de TODAS anteriores, só tem 59% de probabilidade de começar em até 5 dias.

Prazos estourados – outra análise

Outra forma de visualizar o porquê do risco de prazos está ilustrada a seguir. Imagine que uma Tarefa D dependa de três predecessoras A, B e C, cujos prazos de duração se distribuem IGUALMENTE entre 1, 2 e 3 dias. Para uma atividade cujo prazo de distribui desta forma o prazo médio de execução seria (1+2+3)/3 ou seja, 2 dias é o prazo médio.

Prazos estourados – qual o prazo médio para o início da tarefa D?

Todavia, como a tarefa D depende da realização de TODAS as três tarefas antecessoras, temos 27 possíveis distribuições de prazo entre A, B e C, ilustradas a seguir, de destas 27 distribuições de prazo, em 70% (19 casos) a tarefa D só pode se iniciar após 3 dias. O prazo médio para início da Tarefa D é 2,67 dias…

Prazos estourados – o prazo médio para início da tarefa D é 2,67 dias..

Prazos estourados – conclusões

Como um cronograma detalhado é repleto de vínculos e interdependências, vê-se claramente os riscos da utilização dos conceitos de prazo determinístico. O prazo determinístico, confrontado com o prazo probabilístico, tem baixíssima probabilidade de ocorrência.

No entanto, nossos gestores, no afã de mostrar boas perspectivas, raramente abdicam dos prazos determinísticos, e quando estes não ocorrem, a culpa recai sempre sobre o gerente de projeto e sua equipe.

Esperamos que este artigo alerte a Alta Administração de nossas carteiras de projeto, nos mais variados ambientes corporativos, a entenderem o risco da utilização do prazo determinístico, e utilizarem as variadas ferramentas para obtenção dos prazos probabilísticos. Há diversas destas ferramentas, plug-ins ao Project, ao Primavera e outros softwares, tais como o @risk e o Crystal Ball, as quais atualmente estão disponíveis a custo relativamente baixo, custo este certamente recompensado pela maior assertividade de prazos que proporcionam.

A cada semana, estaremos publicando novos artigos e vídeos sobre Gerenciamento de Projetos, Gestão da Manutenção, e tópicos de Liderança e Gestão. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui abaixo, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.