Gerenciamento de Projetos

18 Comentários 24.02.13 18729 Vizualizações Imprimir Enviar
O Jogo de Planilha – o que isto significa?

Os contratos de prestação de serviços podem ser de preço global, por preços unitários, ou por administração (contratos de homens-hora). Há algumas variantes, e isto será abordado futuramente em um post específico. Vamos aqui abordar um problema frequente, que é o Jogo de Planilha.

Contrato por preços unitários:

De maneira geral, os contratos por preço global são aqueles em que o serviço objeto da contratação é remunerado como um todo, por uma quantia fixa, definida na licitação. Evidentemente, se o escopo do contrato sofrer alterações, o preço terá que ser negociado, e como você já tem um contrato em andamento, esta negociação é difícil.

O contrato por administração se caracteriza por sua enorme flexibilidade. Vocês está contratando um efetivo, o qual poderá exercer quaisquer atividades inerentes às suas funções, porque você está pagando os homens-hora utilizados. Evidentemente, você arcará pelo ônus de zelar pela produtividade do pessoal contratado. Você não pagaria uma diária a um pedreiro para reformar sua casa, se não puder acompanhar os serviços, certo?

No meio termo entre a rigidez quase absoluta do Preço Global, e da flexibilidade quase irrestrita do contrato por Administração, encontra-se o Contrato por Preços Unitários, onde o serviço é definido em termos de unidades mensuráveis, tais como m, tais como m³ de escavação ou aterro, quantidade de válvulas de determinado tamanho a serem montadas ou substituídas, m² de pintura, metros lineares de solda, etc. As quantidades de execução de cada item são estimadas, as licitantes propõem preços para cada um dos itens, e o preço total, válido para definir a vencedora da licitação, é o somatório das quantidades estimadas pra cada item vezes o preço proposto para o respectivo item.

Como as quantidades são estimadas, pode haver variações nas quantidades executadas, dentro de certos limites (tipicamente +/- 25%). Excelente, não?

O Jogo de Planilha:

Excelente? Mais ou menos… A aparente facilidade em estimar as quantidades leva a equipe contratante muitas vezes negligenciar o rigor na estimativa das quantidades, e isto pode ensejar o chamado Jogo de Planilha.

Precisamos ter em mente que para a Contratante normalmente contratar não é a atividade-fim, é uma atividade requerida pela Produção, pela Operação, pela Organização, para ter uma nova unidade de produção, uma nova planta fabril, ou para fazer a manutenção em uma unidade ou sistema.

Por outro lado, para o Prestador de Serviços, ganhar e executar contratos é a sua atividade-fim, à qual dedica tempo e recursos para obter os melhores preços para vencer as licitações, e as melhores condições para obter retorno financeiro.

O Conceito de Jogo de Planilha:

É neste contexto que surge o conceito do Jogo de Planilha. Enquanto a equipe contratante estima, muitas vezes sem maiores cuidados, as quantidades para cada item, a equipe orçamentista licitante dedica uma análise profunda a esta quantidades estimadas.

E, nesta análise, a equipe orçamentista licitante pode detectar alguns erros nas estimativas, e usá-los a seu favor.

A título de exemplo, imagine um contrato de serviços de manutenção em tubulações. Estes contratos normalmente são por preços unitários, pois é muito difícil estimar a quantidade de cada item. São contratos com uma planilha de preços muito extensa, mas vamos destacar aqui dois serviços apenas, o reengaxetamento de válvulas de 2”, e a substituição de válvulas de 18”.

A Contratante estimou, ao longo da vigência do contrato, cerca de 400 engaxetamentos de válvulas de 2”, e 20 substituições de válvulas de 18”, conforme mostra a tabela abaixo:

Jogo de Planilha 0

A Licitante B, seja por conhecer melhor os serviços, seja por ter dedicado mais tempo e recursos à análise dos itens da planilha, percebe que na realidade o item engaxetamento será feito em uma quantidade muito superior à estimada, enquanto a substituição de válvulas de 18”, serviço mais complicado e difícil, foi superestimado. Na realidade, ocorrerão muito menos destes serviços.

Então, como estratégia para vencer a licitação, a Licitante B aumenta o preço que cobrará pelo engaxetamento de válvulas de 2”, e diminui o valor da substituição de válvulas de 18” (pode até ter “prejuízo” neste item, se considerado apenas isoladamente). Enquanto isto, a licitante A, talvez sem conhecimento destas especificidades, faz seu orçamento cotando cada item de forma coerente com a carga de trabalho nele envolvida.

Vemos a seguir que a licitante B foi a vencedora do Certame.

Jogo de Planilha 1

No entanto, caso se verifiquem efetivamente desvios substanciais nas quantidades estimadas, podemos ter o resultado ilustrado a seguir, onde vemos que, no final das contas, o preço pago pelos serviços com a licitante B, vencedora da licitação, foi maior do que se tivéssemos executado os serviços com a licitante A.

Jogo de Planilha 2

E quem foi o vilão? A má estimativa das quantidades a serem realizadas.

O que fazer pra minimizar os impactos negativos do Jogo de Planilha?

O primeiro cuidado é, obviamente, avaliar adequadamente os quantitativos estimados. Porém, há outros cuidados que podem ser tomados, a posteriori. Há que se analisar exaustivamente os preços ofertados para cada item. Há preços que estarão coerentes com nosso orçamento, outros que estarão diferentes, mas a contratada poderá nos convencer de que efetivamente seu preço está correto e coerente, então serão aceitos.

Haverá preços que estarão bastante acima da estimativa da Contratante. No entanto, estes preços podem ser aceitos, posto que o que prevalece é o Menor Preço Total. No entanto, cabe à Contratante fazer esta análise, e na execução destes itens ater-se às quantidades previstas. Quantidades acima das previstas só devem ser executadas após negociação de preços!!

Há diversos pareceres e súmulas do TCU, regendo o assunto. Destaco a seguir um destes, reproduzido em:

http://www.conteudojuridico.com.br/artigo,a-obrigatoriedade-na-estipulacao-de-criterios-de-aceitabilidade-de-precos-unitarios-em-instrumentos-convocator,35870.html

…Assim, mesmo que o critério de julgamento seja o “menor preço” global, a análise dos valores unitários que compõem cada proposta é recomendada de modo a evitar a contratação de uma empresa que tenha apresentado uma proposta global exequível, porém, com preços unitários inexequíveis ou excessivos. A inclusão da referida planilha em edital, mesmo que estimada, terá o condão de orientar os licitantes a não incidirem nestas irregularidades que prejudicarão suas propostas.

…se qualquer sobrepreço em custos unitários autorizasse a desclassificação das propostas, seria difícil para a Administração contratar obras de grande porte, formadas pela execução de numerosos serviços. É tendo por bases esses casos, os de discrepância razoável em custos unitários, que a Lei nº 8.666/93, por meio dos artigos que citei, não estabelece a obrigatoriedade de desclassificação em virtude de custos unitários.

Ou seja, mesmo que haja itens com preço excessivo, isoladamente, estes preços não invalidam a vencedora do certame, que apresentou menor preço total. Cabe ao gestor do contrato atentar para cumprir RIGOROSAMENTE as quantidades estimadas, e caso seja necessária uma realização a maior, renegociar estes preços unitários.

Estes são, portanto os cuidados que qualquer gestor de contratos, seja na esfera pública, estatal ou privada, deve ter em mente para melhor gerir seus contratos.

Proximamente, veremos em outro post um conceito menos conhecido, que é o “Jogo de Planilha reverso”.

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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