O Gerenciamento das Comunicações em Projeto

Por Isnaldo
15 de maio de 2013 às 19:07

O Gerenciamento das Comunicações em Projeto

Hoje o Blogtek tem o prazer de publicar um artigo do competente e simpático colega engenheiro Isnaldo, falando sobre um tema que impacta fortemente o Gerenciamento de Projetos: o Gerenciamento das Comunicações em Projeto.

“Quem não se comunica se trumbica”
“Eu vim para confundir e não para explicar”.

Estas frases foram popularizadas pelo pernambucano José Abelardo Barbosa de Medeiros, o Chacrinha. Observando algumas fotos curiosas de placas de trânsito, me perguntei: será que elas podem nos dizer alguma coisa sobre o Gerenciamento das Comunicações em Projeto?

O Gerenciamento das Comunicações: informação ininteligível

Placa ilegível

Parte das informações da placa acima está ilegível. Mesmo próximo da placa e sem nenhuma obstáculo à mesma, não conseguimos lê-la. No Projeto podemos estar diante de uma situação como esta. Alguma informação está sendo passada e não temos condição de captá-la totalmente. Às vezes é uma língua estrangeira que está sendo escrita ou falada de tal forma que temos dificuldade de compreender. Às vezes é na nossa língua pátria mesmo. Como? Um texto ou conversa extremamente técnica; Quem nunca se deparou, por exemplo, com um algum parecer jurídico no qual você leia um parágrafo e não entenda nada? Nessas situações, a informação está lá escrita ou dita com todas as letras e ainda assim haverá pessoas que não poderão compreender, quase como se fosse ilegível.

O Gerenciamento das Comunicações: informação obstruída

Placa oculta

A placa acima, bem acima diga-se de passagem, está perfeita e eventualmente pode até ser vista se nos posicionarmos em um outro ângulo. Mas deste ângulo, que parece ser o mais utilizado, dada a posição do semáforo abaixo à esquerda, parte da informação está obstruída. No projeto podemos ter canais de comunicação obstruídos. Essa obstrução pode se dar de várias formas, como por exemplo:

Canal de comunicação não mapeado – daí você não sabe que tem que informar aquela determinada pessoa;
Excesso de níveis hierárquicos até a informação chegar “na ponta”;
Informação propositadamente obstruída por ser uma vantagem competitiva;

O Gerenciamento das Comunicações: informações dúbias

Informações confusas

Por favor, alguém pode me dizer para que direção é Niterói e Vitória? É em frente a direita ou é voltando a direita? Nota-se que é uma placa mais antiga e uma nova. No projeto isso também acontece: informações duplicadas, confusas. E quantas vezes nos confundimos com as informações que são realmente para ser utilizadas ou estão desatualizadas?

O Gerenciamento das Comunicações: informações confusas e em excesso

Too much info!!!

Essa é uma placa sobre limite de velocidade perto de uma escola em Southfield, no estado de Michigan (EUA, que deixou os motoristas confusos por conta do excesso de informação que consta na placa. A sinalização indica seis horários diferentes em que os condutores devem manter o limite de 25 milhas por hora (40 km/h). No projeto, o excesso de informação é uma realidade. Atas, E-mails, Pareceres, Desenhos, Apresentações, etc. O excesso de informação pode dificultar a identificação do que é importante, entre outras consequências, como confundir o que deve ou não ser feito, como ocorreu no caso verídico da foto acima. Por isso as metodologias de Gerenciamento de Projeto apregoam a racionalização da informação e dos canais de comunicação.

Cuidados no Gerenciamento das Comunicações

Muitos dos problemas na Gestão de Projetos tem sua origem na má comunicação ou mesmo na ausência da mesma. Precisamos estar atentos ao assunto de forma a minimizar os ruídos que naturalmente existem no processo de comunicação.Planejar a comunicação é tão importante quanto planejar o projeto em tempo e custo, ou seja: definir estratégias de trabalho, avaliar riscos, criar a EAP, estabelecer os recursos necessários, distribuí-los no tempo e elaborar o cronograma. Entretanto tudo isso só terá sentido e resultado, ser for comunicado e entendido pelas partes interessadas no projeto.