Gerenciamento de Projetos

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MS-Project – Dicas e Pegadinhas (Tips & Tricks)

Structure Of Process Plant by supakitmodO MS-Project é sem dúvida o software mais popular para gerenciamento de projetos. Porém, ouso afirmar que 90% dos usuários não usam sequer 10% dos recursos que o MS-Project possui. Por, isso publico aqui algumas dicas e pegadinhas do MS-Project.

 

Duração contínua no MS-Project

Ao abrir um novo projeto no MS- Project, a duração das atividades é inserida em unidades de tempo estipuladas como padrão em Semanas, mas que pode ser modificado pelo usuário para Minutos, Horas, Dias, Semanas, ou Meses. É só clicar em Ferramentas, Opções, na aba Cronograma,  que surgirá a janela que vemos a seguir, onde o usuário faz a sua opção em A duração é inserida em:, conforme a escala de tempo de seu projeto. Importante notar que mesmo que escolha Dias como padrão, se quiser colocar alguma duração em Semanas, é só digitar 3 sem, que o Project aceita.

 Proj01 - opções

No entanto, independente da unidade de tempo escolhida, muitas vezes o usuário quer colocar uma atividade em duração contínua (por exemplo, 30 dias corridos). Há como criar um calendário especial de regime 24h/dia, 7 dias/semana, e atribuí-lo à tarefa, porém esta NÃO é a melhor maneira. Para inserir 30 dias corridos, basta digitar 30 dd (corresponde a 30 dias decorridos, esta é uma tradução inadequada, como muitas outras no Project, o mais lógico seria 30 dias CORRIDOS), ou, se estiver utilizando a versão em Inglês, 30 ed (30 elapsed days). De uma maneira geral, para transformar uma unidade de tempo em unidade contínua, basta colocar d após a abreviatura da unidade de tempo, por exemplo, hd, dd ou ainda sd, e em Inglês, antecipar a abreviatura da unidade de tempo por e, tal como eh, ed ou ew.

Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Atribuição de recursos no MS-Project

Em muitos projetos, queremos definir que, por exemplo, Carlos dedique 30% de seu tempo a uma atividade e 40% de seu tempo a uma outra atividade. Este é o padrão com que o Project trabalha, por isso sua forma de atribuição de recursos é na forma de porcentagem. Porém, em muitas fases do Projeto, não há pessoas específicas, porém funções. Imagine que para uma determinada atividade técnica desejemos atribuir 5 projetistas. Na forma de porcentagem, teríamos que atribuir 500% de Projetistas, o que não é uma forma usual de se referir a quantidades. Neste caso, seria melhor usar a forma decimal, 5 Projetistas. Se esta situação é frequente (e geralmente é), podemos modificar o Padrão, mais uma vez acessando o menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e em Mostrar unidades de atribuição como:, escolher Porcentagem ou Decimal, como vemos a seguir:

Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

Atividades controladas pelo Empenho no MS-Project

Se uma atividade leva 12 horas para ser feita com duas pessoas, isto perfaz 24 homens-hora, portanto se alocarmos três pessoas, esta atividade será executada em 8 horas, certo? Nem sempre!!! Por exemplo esta atividade pode estar sendo realizada por uma dupla de mecânico + eletricista, talvez acrescentar apenas um elemento não adiante, talvez fosse necessário acrescentar mais uma dupla. Outro contra-exemplo: se em uma atividade dobrarmos o efetivo de 20 pessoas para 40 pessoas, o local pode não suportar, ou então, a dispersão das pessoas tende a aumentar, portanto pode ser que a duração não se reduza à metade! Outro exemplo, mencionado no Post Nivelamento de recursos: 20 montadores de andaime podem montar um andaime de grande altura em 10 horas (200 homens-hora), mas dois não o farão em 100 horas!

Porém o Project trabalha com o conceito de que as atividades são controladas pelo empenho, ou seja, uma vez estimada a duração e atribuídos os recursos, é calculado o Trabalho (homens-hora), e este é considerado fixo, portanto novos recursos atribuídos irão alterar a duração de forma MATEMÁTICA: Trabalho = Duração x Unidades (recursos). Além dos comentários do parágrafo anterior, há também a possibilidade de termos esquecido de associar algum recurso, e a correção leva uma tremenda confusão às durações. Imaginemos que estimamos a duração da atividade de Construção de pré-moldados a duração de 6 dias, com os recursos de 4 pedreiros, 2 armadores e 4 ajudantes, como vemos a seguir:

Construção de pré-moldados

Construção de pré-moldados

Porém, nos esquecemos de alocar 2 carpinteiros, para a construção das fôrmas! Adicioná-los não deveria modificar a duração, pois apenas esqueci de alocá-los na tarefa, independente da sua duração. No entanto, ao adicioná-los, veja o que ocorre:

Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros
Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros

Todos aqueles que trabalham com o Project já devem ter passado por esta situação! Como evitá-la? Podemos antes de modificar a tarefa, desmarcar a opção Controlada pelo Empenho, porém, se não quisermos ter este problema, ao abrir um novo arquivo no Project, mais uma vez, basta irmos ao menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e desmarcar a opção As novas tarefas são controladas pelo empenho. Se quisermos que esta nossa opção seja válida não apenas neste projeto, mas seja um padrão em seus projetos, basta Definir como padrão:

 

Desabilitando a opção "Controlada pelo Empenho"

Desabilitando a opção “Controlada pelo Empenho”

Criando dependências parciais no MS-Project

O padrão ao criarmos dependências é criá-las no modo Término-Início, ou seja, quando termina uma atividade, inicia-se a atividade sucessora. Podemos entretanto criar outros modos de dependência, tais como Início-Início, Término-Término, ou Início-Término. Além disto, podemos inserir uma defasagem (o Project chama de Latência, o que é uma tradução horrorosa e fora do contexto) de prazo entre as atividades.

Imaginemos que temos uma sequência de duas atividades, Montagem do Canteiro, prevista para 8 dias, e Construção dos spools, prevista para 12 dias (spools são trechos de tubulação, usualmente fabricados em oficinas ou pipe-shops, e levados para montagem no campo).  A Construção dos spools evidentemente é sucessora da Montagem do Canteiro. Porém, uma análise do Planejamento percebe que para dar início à Construção dos spools não é necessário que todo o canteiro esteja concluído. Estando pronto os pipe-shops e vestiários, com energia, evidentemente, pode-se iniciar a Construção dos spools, ainda que esteja em andamento a montagem dos escritórios e respectivo mobiliário, TIC, etc. Podemos detalhar mais a Montagem do Canteiro, ou então, admitir que quando a Montagem do canteiro estiver pela metade, podemos iniciar a Construção dos spools. Veja o vídeo!

 

Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Porém, se em decorrência de chuvas ou outros imprevistos, a Montagem do canteiro atrasar? Quatro dias de defasagem podem não ser suficientes! Então, neste caso, podemos criar uma defasagem em termos de PORCENTAGEM de prazo, por exemplo, 50%:

 

Dependência parcial usando Porcentagem de prazo
Dependência parcial usando Porcentagem de prazo

Um outro exemplo: Após a Concretagem da Base, devemos aguardar a cura do concreto (admitamos 48 horas) para Colocar o motor na base. Para tanto, podemos usar o conceito de dependência parcial, porém veja o que ocorre quando lançamos 48 horas de defasagem:

 

Defasagem de 48h ??????

Defasagem de 48h ??????

O que aconteceu foi que o Project entende 48 horas como horas úteis, portanto sendo 8h/dia, teremos 6 dias de defasagem, e ainda temos dois fins de semana neste prazo!!! Então, nestas circunstâncias, vamos utilizar o conceito de horas corridas (veja o primeiro assunto deste artigo), ou seja 48 hd. Agora sim:

 

Defasagem de 48 horas CONTÍNUAS (corridas)

Defasagem de 48 horas CONTÍNUAS (corridas)

Na realidade, as 48 horas se encerram de Sábado para Domingo. Como a atividade “Colocar o motor na base” está programada em dias úteis, ele se iniciará na Segunda-feira. Se quisermos que esta atividade se inicie logo após as 48 de cura, independente se é dia útil ou não, devemos programar esta atividade para dias não úteis também (por exemplo, usando dd, ou um calendário que inclua dias não úteis)

Breve publicaremos mais Dicas e Pegadinhas do MS-Project! Acompanhe o Blogtek! Assine o Blogtek para receber automaticamente as atualizações.

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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