Cuidado com o calendário do Project!!!
Há algum tempo, vimos aqui no Blogtek um artigo sobre o MS-Project: Dicas e Pegadinhas. Daremos continuidade aqui a alguns aspectos que são importantes para o uso adequado do Project. Já vimos aqui como Atribuir durações contínuas no Project, Atribuir recursos às tarefas, Criar dependências parciais, e o que são Tarefas controladas pelo empenho. Hoje iremos mostrar os cuidados a serem tomados com o Calendário do Project. Ou ainda, planejando o Planejamento!!!
Calendário do Project: Não se precipite!!!
Normalmente, somos muito afoitos ao usar o Project ou qualquer outro software de planejamento. Usualmente, começamos de imediato a digitar os nomes das tarefas, estimar durações, criar vínculos…por exemplo:
Vou iniciar uma nova Obra, estimo que se leve duas semanas para montar o canteiro e pipeshop, aí poderemos fabricar os primeiros trechos de tubulação, atividade que imaginemos que leve 8 dias, e posteriormente transportaremos estes trechos para o campo, o que levará dois dias:
Cadastramos as atividades e suas durações…
Calendário do Project – padrão
Agora que já “montamos” o cronograma, é que habitualmente iremos nos preocupar em como será o Calendário de Trabalho. Ao clicarmos na Aba Projeto, clique em Alterar o período de trabalho:
Vamos configurar o Calendário!!!
Este é o Calendário Padrão!
Nos damos conta de que não é este o regime de trabalho que desejamos. Nesta fase de Obra, iremos trabalhar de Segunda a Sábado, de 7:00 as 18:00, com uma hora de almoço, portanto 10 horas por dia, 60 horas por semana…
Então, clique na Aba Semanas de Trabalho, e depois em Detalhes. Selecione os dias em que deseja trabalhar (de segunda a sábado, pode selecionar usando a tecla Shift ou deslizando o cursor), sinalize que são períodos específicos (não padrão), e digite o horário que você deseja:
Selecionamos os dias cujo horário queremos alterar
Clique em OK, e ao retornar à janela anterior, já verá o Calendário ajustado.
Calendário do Project – personalizado
Calendário personalizado
Porém, atenção! Como trabalhamos com diferentes unidades de tempo, horas, dias, semanas, vamos informar ao sistema como compatibilizar estas unidades de tempo. Clique em Opções:
Estas são as opções de conversão de unidades de tempo padrão
Temos que ajustar as informações:
Unidades de tempo personalizadas
Calendário do Project – o que aconteceu?
E, ao clicar OK, voltamos para o Cronograma, e qual será nossa ingrata surpresa:
Ooops!! O que aconteceu com as durações???
As informações de prazo que colocamos estão totalmente distorcidas!!!!
É simples entender porque:
Estimamos 2 semanas para Montar Canteiro. Como estávamos trabalhando com o Calendário Padrão, o Project calculou duas semanas de 5 dias, 8 horas em cada dia: 80 horas de trabalho!
Se agora estamos trabalhando com semanas de 6 dias, totalizando 60 horas por semana, teremos 80/60 = 1,33 semanas!!! Matematicamente correto, mas certamente não é o que queríamos.
Da mesma forma, Fabricar trechos de tubulação teve o prazo estimado de 8 dias. * dias de 8 horas cada, total 64 horas. Agora que os dias tem duração de 10 horas, teremos: 64/10 = 6,4 dias!!!!
Então, ajuste suas configurações de calendário ANTES de começar a colocar tarefas e prazos.
Assista aqui o vídeo desta pegadinha!
Leia mais sobre o assunto no blog Gerentedeprojeto.net.br
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