Gerenciamento de Projetos

20 Comentários 16.10.13 13869 Vizualizações Imprimir Enviar
Cuidado com o calendário do Project!!!

Há algum tempo, vimos aqui no Blogtek um artigo sobre o MS-Project: Dicas e Pegadinhas. Daremos continuidade aqui a alguns aspectos que são importantes para o uso adequado do Project. Já vimos aqui como Atribuir durações contínuas no Project, Atribuir recursos às tarefas, Criar dependências parciais, e o que são Tarefas controladas pelo empenho. Hoje iremos mostrar os cuidados a serem tomados com o Calendário do Project. Ou ainda, planejando o Planejamento!!!

 

Calendário do Project: Não se precipite!!!

Normalmente, somos muito afoitos ao usar o Project ou qualquer outro software de planejamento. Usualmente, começamos de imediato a digitar os nomes das tarefas, estimar durações, criar vínculos…por exemplo:

Vou iniciar uma nova Obra, estimo que se leve duas semanas para montar o canteiro e pipeshop, aí poderemos fabricar os primeiros trechos de tubulação, atividade que imaginemos que leve 8 dias, e posteriormente transportaremos estes trechos para o campo, o que levará dois dias:

Cadastramos as atividades e suas durações...

Cadastramos as atividades e suas durações…

Calendário do Project – padrão

Agora que já “montamos” o cronograma, é que habitualmente iremos nos preocupar em como será o Calendário de Trabalho. Ao clicarmos na Aba Projeto, clique em Alterar o período de trabalho:

Vamos configurar o Calendário!!!

Vamos configurar o Calendário!!!

Este é o Calendário Padrão!

Este é o Calendário Padrão!

Nos damos conta de que não é este o regime de trabalho que desejamos. Nesta fase de Obra, iremos trabalhar de Segunda a Sábado, de 7:00 as 18:00, com uma hora de almoço, portanto 10 horas por dia, 60 horas por semana…

Então, clique na Aba Semanas de Trabalho, e depois em Detalhes. Selecione os dias em que deseja trabalhar (de segunda a sábado, pode selecionar usando a tecla Shift ou deslizando o cursor), sinalize que são períodos específicos (não padrão), e digite o horário que você deseja:

Selecionamos os dias cujo horário queremos alterar

Selecionamos os dias cujo horário queremos alterar

Clique em OK, e ao retornar à janela anterior, já verá o Calendário ajustado.

Calendário do Project – personalizado

Calendário personalizado

Calendário personalizado

Porém, atenção! Como trabalhamos com diferentes unidades de tempo, horas, dias, semanas, vamos informar ao sistema como compatibilizar estas unidades de tempo. Clique em Opções:

Estas são as opções de conversão de unidades de tempo padrão

Estas são as opções de conversão de unidades de tempo padrão

Temos que ajustar as informações:

Unidades de tempo personalizadas

Unidades de tempo personalizadas

Calendário do Project – o que aconteceu?

E, ao clicar OK, voltamos para o Cronograma, e qual será nossa ingrata surpresa:

Ooops!! O que aconteceu com as durações???

Ooops!! O que aconteceu com as durações???

As informações de prazo que colocamos estão totalmente distorcidas!!!!

É simples entender porque:

Estimamos 2 semanas para Montar Canteiro. Como estávamos trabalhando com o Calendário Padrão, o Project calculou duas semanas de 5 dias, 8 horas em cada dia: 80 horas de trabalho!

Se agora estamos trabalhando com semanas de 6 dias, totalizando 60 horas por semana, teremos 80/60 = 1,33 semanas!!! Matematicamente correto, mas certamente não é o que queríamos.

Da mesma forma, Fabricar trechos de tubulação teve o prazo estimado de 8 dias. * dias de 8 horas cada, total 64 horas. Agora que os dias tem duração de 10 horas, teremos: 64/10 = 6,4 dias!!!!

Então, ajuste suas configurações de calendário ANTES  de começar a colocar tarefas e prazos.

Assista aqui o vídeo desta pegadinha!

Leia mais sobre o assunto no blog Gerentedeprojeto.net.br

 

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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