Montagem de Cronograma baseando-se na Análise das Incertezas em nível de tarefa

Por John Moschin
22 de maio de 2013 às 20:58

Montagem de Cronograma baseando-se na Análise das Incertezas em nível de tarefa

Normalmente ouvimos que “Planejar” significa visualizar o futuro. Como poucos têm o dom de vidente, entendemos ser mais adequada a seguinte definição: “Planejar” significa moldar o futuro. A dificuldade surge porque usamos dados determinísticos do passado para inferir o futuro e desta maneira, projetamos um futuro determinístico em nosso Cronograma. E nos projetos ocorrem poucos fatos de natureza determinística, pois na maioria das vezes não temos absoluta certeza do que irá ocorrer e, nestas condições de incertezas, aplicar técnicas determinísticas e reducionistas para explicar fenômenos incertos tem apresentado resultados decepcionantes.

Cronograma e Prazos Determinísticos

A metodologia muito usada no planejamento de atividades é o CPM – Método do Caminho Crítico, em que as durações são discretas. Como resultado do cronograma tem-se um ponto discreto do prazo final e/ou prazos parciais. Este ponto único de prazo nos leva a comportamentos que geram baixa produtividade, pois as incertezas existentes são transformadas em folgas e/ou reservas de contingência.

E na realidade do dia a dia dos trabalhos, estes prazos determinísticos tornam-se verdades absolutas para os executantes.

Essa rigidez contribui para a acomodação da equipe. A busca pela excelência é deixada de lado. O sucesso é cumprir o prazo determinístico e esquece-se das folgas desnecessárias embutidas.

Figura 1 – Combinação de duração mais prováveis

Porque então trabalhar com durações determinísticas, se a realidade apresenta enormes incertezas, como exemplifica parcialmente a figura 2. Porque trabalhar apenas com durações discretas?

Figura 2 – Exemplo de combinação de durações

Essas incertezas associadas às atividades mostram o prazo como uma curva de distribuição de probabilidade, como mostra a figura 3.

Figura 3 – Curva de distribuição de probabilidade

A proposta é usar metodologias que atiçam a nossa mente a enxergar as incertezas e fazer delas uma aliada na busca das oportunidades de ganho e consequentemente, da excelência.

Mas, insistimos em pensar de maneira determinística, que nos levam para cronogramas, com um prazo discreto, normalmente definido como duração do caminho crítico, como mostra a figura 4.

Figura 4 – Exemplo de prazo discreto

Na nossa mente a palavra riscos esta relacionada apenas a algo ruim a ser evitado, ao agirmos assim, enxergamos apenas parte das incertezas e deixamos de lado aquelas que poderão trazer reais oportunidades de ganhos.

E para que todo esse esforço? Para tirar as pessoas da região de conforto, nutri-las com novas informações e tentar fazer com que elas alterem seus modelos mentais. Esta tarefa é tremendamente difícil, pois o mundo percebido e o mundo ideal são diferentes para cada pessoa.

Cronograma: Incertezas e Tratamento Determinístico

Somos uma sociedade tecnicista. O nosso pensamento é mecanicista, cartesiano, determinístico. O modelo do relógio mecânico ilustra bem a nossa forma de pensamento.

Como estamos envolvidos neste sistema, a nossa percepção da realidade também é deformada, limitada e tendenciosa.

Vivemos o presente. O futuro está sempre distante e o máximo que conseguimos fazer para visualizá-lo, é através de inferências de diversos fatos acontecidos, e como foram percebidos por nós. Ou seja, tentamos prever o futuro, com base em algumas percepções da realidade que criamos em nosso interior.

E o passado. O passado verdadeiro é único, real, imutável, pois já aconteceu. Deveria ser assim, mas não é. O problema é que percebemos o presente de acordo com nossas crenças, meio em que vivemos, informações distorcidas, etc. Mais uma vez, o nosso passado está associado á nossa capacidade de percepção da realidade e assim, moldamos o passado a nossa maneira. O passado existe conforme a nossa capacidade de interpretação da realidade presente.

E como projetamos o futuro? Na maioria das vezes, de acordo com o modelo determinístico percebido e interiorizado, ou seja, projetamos um futuro determinístico. Depois no futuro, como a realidade que se apresenta não é determinística, brigamos com ela no dia a dia, para que se molde e se comporte conforme projetado. E na maioria das vezes, não conseguimos. Somos moldados por ela.

E como percebemos a realidade? Como nos comportamos? Como tomamos algumas atitudes?

Desde pequenos, criamos os chamados Modelos Mentais. Sem esses modelos mentais, a nossa capacidade de sobrevivência seria diminuta. Se para cada nova situação que se apresentar fosse necessário colocar nossos bilhões de neurônios para funcionar e decidir o que fazer, não conseguiríamos nem andar, comer, etc.

O problema surge por que criamos diversos modelos metais, padrões de comportamentos, que chamaremos de paradigmas, sempre baseados na nossa capacidade de percepção e que pode nos levar para caminhos que não gostaríamos e distantes dos caminhos da excelência..

E o mais interessante disso. Ninguém consegue mudar esses modelos, a não ser nós mesmos. O máximo que conseguimos fazer é nutrir a pessoal de informações, para que ela internalize e altere seus padrões.

O escritor Rubens Alves dizia: “é muito fácil levar uma égua para dentro do rio, o difícil e fazê-la beber água”.

Isso acontece na nossa vida cotidiana e no nosso ambiente de trabalho. É muito difícil tirar as pessoas de sua região de conforto se elas não perceberem ganhos futuros ou as ameaças atuais.

O nosso foco é mostrar como lidar com esses paradigmas na indústria e apresentar alternativas de moldá-los em níveis mais elevados. Quebrar vícios, comportamentos inadequados e não produtivos.

A vida é um aprendizado constante. Está mais do que provado que não existe uma idade limite, a partir da qual, deixamos de aprender. A dificuldade está mais associada a nossa preguiça mental, conformismo e recusa em sair de nossa região de conforto.

E como mostra a figura ao lado, a nossa realidade é um sistema complexo, em que as áreas de alguma maneira interferem nas demais. O tratamento de qualquer variável precisa ser holístico. Por exemplo, se alterarmos o escopo, provavelmente haverá influência no prazo, custos, recursos, etc

E devido ao nosso pensamento determinístico, reducionista e cartesiano, na maioria das vezes aplicamos técnicas ou soluções de problemas usando-se ferramentas ou modelos de Sistemas Simples.

Figura 5 – Interação entre as áreas de conhecimento em projetos Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

A pergunta é a seguinte: Porque trabalhar com durações determinísticas, como mostram as figuras abaixo?

Figura 6 – Durações Determinística em projetos Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

Pensamos e agimos como se isso fosse a verdade absoluta. Visualizamos como se não existissem incertezas. E depois torcemos para que a tudo aconteça desta maneira.

Figura 7 – Exemplo de Duração Determinística em projetos

O problema é que a realidade, na maioria das vezes, não é determinística.

Como existem enormes incertezas, o resultado esperado é uma curva de distribuição de probabilidade, como mostra a figura abaixo.

Figura 8 – Curva de Distribuição de Probabilidade – Duração Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

O resultado esperado para as áreas de prazo, custo, desembolsos, recursos, etc, é também uma curva de distribuição.

O ponto discreto passa a ser apenas um ponto da curva.

Então, como definir o prazo de uma atividade, sem usar o conceito determinístico? É o que veremos na continuidade deste artigo. Para receber informações sobre todos os novos artigos, cadastre-se seu e-mail no Blogtek, no topo da página, à direita. SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.