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Gestão do Tempo: 8 pedras no caminho

Stonner 10 Comentários 26.02.14 5319 Vizualizações Imprimir Enviar

Gestão do Tempo: 8 pedras no caminho. Recentemente publicamos aqui no Blogtek um artigo sobre Gerenciamento do Tempo.  Mas sempre vale a pena abordar o assunto, pois frequentemente caímos nas armadilhas que nos fazem desperdiçar nosso precioso tempo. Para ser sempre informado dos novos artigos do Blogtek, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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1 – Gestão do Tempo: Use uma Lista de Tarefas priorizada

Gestão do Tempo

Gestão do Tempo

A agenda ajuda, mas serve geralmente apenas para registrarmos o que devemos fazer, eventualmente acrescentar mais uma obrigação que quase esquecíamos. Porém, simplesmente anotarmos o que temos a fazer não é suficiente. Muitas vezes iremos terminar o dia com a desagradável sensação de ter deixado alguma coisa sem fazer.

Para evitar isto, ordene suas atividades diárias (ou semanais) por ordem de prioridade. Há diversos sistemas (Outlook, Lotus Notes, e muitos outros) que permitem fazê-lo. Leia em Gerenciamento do Tempo sobre como adequadamente priorizar tarefas.

2 – Gestão do Tempo: Administre as interrupções

Muitas vezes estamos desenvolvendo uma importante tarefa, seja preparar uma apresentação, elaborar um relatório, analisar dados e gráficos, e somos interrompidos por necessidades alheias. Um telefonema inoportuno, um funcionário querendo um esclarecimento ou levantar uma queixa, um cliente que chega sem ter agendado…

É claro que não podemos nos enclausurar para o mundo, porém podemos administrar nossa agenda de forma a minimizar as interrupções indesejadas, pois ao interrompermos um tarefa de forma intempestiva levaremos certo tempo para retomar as ideias, “o fio da meada”.

Reservar um horário específico pra atender a clientes, funcionários, é uma boa forma de buscar otimizar o uso do nosso precioso tempo.

3 – Gestão do Tempo: Prepare pautas adequadas para as reuniões

Temos o mau hábito de imaginar que as soluções dos problemas surgirão em reuniões. Ledo engano! Discutir os problemas durante as reuniões será perda de tempo. No máximo, conseguiremos propor algumas ideias a serem analisadas e será marcada uma NOVA reunião para decidir.

O ideal é subverter esta lógica: na pauta enumere antecipadamente os problemas que serão debatidos, e incentive os participantes a levarem suas propostas, suas ideias. Ou, melhor ainda, faça com que as propostas sejam conhecidas por todos previamente, via e-mail, para que todos já possam refletir sobre elas, melhorarem as propostas ou apresentarem contra-argumentos.

As reuniões serão muito mais produtivas!

4 – Gestão do Tempo: Não assuma mais do que pode fazer

Este é um defeito comum aos que recentemente conheceram a equipe, ou então, que não tem confiança em seus subordinados. Surge aí a figura do centralizador: tudo tem que passar por suas mãos!!! Evidentemente, não conseguirá dar conta de tudo.

Dirá este centralizador: “Mas se eu não faço, nada fica direito!!”. Procure traçar um paralelo entre esta situação e a criação de seus filhos: evidentemente não sabem, mas se não começarem a fazê-lo, nunca farão nada direito. No início, pode ser trabalhoso, distribuir o trabalho e servir como “coaching”, acompanhando e eventualmente corrigindo o que está sendo feito por sua equipe. Mas no médio e longo prazo, você terá uma equipe mais coesa, mais satisfeita, mais produtiva…e você poderá usar melhor seu tempo.

5 – Gestão do Tempo: Faça pausas, respire…

Gestão do tempo - reuniões

Gestão do tempo – reuniões

Em um primeiro momento, isto pode parecer contraditório ao item 2: Administre as Interrupções. Lá, mencionamos a perda de carga causada pelas interrupções… mas, nos referimos às interrupções não previstas.

Ao chegar a um determinado ponto, em que colocamos uma vírgula (no sentido figurado, é claro!!!!!) em nosso trabalho, momento em que sentimos que uma determinada linha de raciocínio pode ser interrompida sem nos tirar o foco, este é o momento de fazer uma pausa: tomar um café, fazer um alongamento, conversar sobre assuntos aleatórios durante alguns minutos…isto nos levantará o ânimo e nos dará mais fôlego para o restante das tarefas.

Use esta dica juntamente com o próximo item…

6 – Gestão do Tempo: Coloque metas

Depois de priorizar as tarefas, coloque metas pessoais na execução. Avalie quanto tempo vai levar para cumprir cada fase, e estabeleça, por exemplo, que só fará um “break”, um intervalo, quando concluir aquele capítulo do relatório, terminar a análise de determinado cenário, revisar uma apresentação…aí você poderá fazer um merecido descanso, sem perder a produtividade. Pode até estabelecer “prêmios” para você mesmo: quando terminar aquilo que programei, irei tomar um “cappuccino”, vou na lanchonete lá embaixo, até mesmo fumar um cigarro, se você tiver este péssimo hábito.

7 – Gestão do Tempo: Não procrastine

Esta é uma tendência universal…principalmente quando não gostamos do assunto ou da tarefa.

Faça um paralelo com seus tempos de estudante: quanto menos você gosta de uma matéria, mais você adia os estudos desta matéria. E, paradoxalmente, esta deverá ser uma das matérias que você mais precisa estudar.

O mesmo ocorre na vida corporativa: quanto menos gostamos de uma assunto, mais difícil será realizar as tarefas concernentes a este assunto, e maiores serão as dificuldades para leva-la a bom termo. Então, é justamente este tópico que deve ser mais priorizado, e não procrastinado!

8 – Gestão do Tempo: Evite ser multitarefa

Gestão do Tempo - multitarefa

Gestão do Tempo – multitarefa

Falar ao telefone, responder um e-mail, conferir um relatório, fazer algumas contas, tudo isto simultaneamente certamente levará a não realizar corretamente nenhuma das atividades.

Os computadores são multitarefa, podem estar processando uma planilha Excel, estar com um relatório em Word aberto, uma apresentação no PowerPoint, seu e-mail aberto…mas nós não somos. Principalmente os homens!!! Evolutivamente, as mulheres sempre tiveram maior facilidade em ser multitarefa, enquanto os homens sempre tiveram tendência de estar focado em um determinado objetivo (isto não é mérito, nem demérito para nenhum dos dois gêneros, é apenas uma realidade comprovada cientificamente). Mesmo assim, a realização de diversas tarefas ao mesmo tempo desfavorece a qualidade do resultado final.

Estaremos sempre publicando artigos sobre o assunto.  Para ser sempre informado dos novos artigos do Blogtek, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

 

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  • gestão do tempo
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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

DEIXE O SEU COMENTÁRIO

  • Odair

    É que mais acontece com o ser humano a dispersão do tempo!!!

  • Dilma

    Assisti recentemente uma reportagem em que é abordado que a geração nascida após 2000 pode vir a ter uma capacidade maior em realizar tarefas de maneira simultânea.
    A nós, nascidos anteriormente, o aconselhável é uma tarefa por vez.
    Pode parecer improdutivo, mas, ao final, o resultado é substancialmente melhor.
    Abs professor!

  • Roberto Taveiros Darski

    Caro.
    Tenho um pensamento que a simplicidade é um caminho complexo, é o caso da apresentação deste artigo, simples e objetivo, mas surge através de um caminho de grande conhecimento, estudo e experiências de anos e anos.
    É mais um que não posso deixar de apreciar e serve tanto para a vida profissional como para a vida pessoal. Serviu também para uma autoavaliação, onde eu pude constatar comigo mesmo que estou no caminho certo com meu controle de tempo.
    Andrew Grove (Presidente da Intel e hoje Presidente do Conselho. Não sei se já se aposentou) em seu livro Administração de Alta Produtividade, no primeiro capítulo faz uma analogia da gerência de tempo através de um exemplo simples de manufatura, que foi de um cozinheiro em um restaurante ter que preparar um café da manhã. Tem-se que ter uma disciplina e controle dos tempos dos diversos componentes para que todos chequem prontos à mesa do cliente nas temperaturas corretas. É uma ilustração que busca mostrar que a gestão do tempo independe do tamanho do projeto ou do número de atividades a serem realizadas.
    Como curiosidade cito a minha mulher, que é vendedora, artesã e uma excelente cozinheira.
    Embora a organização pessoal possa ser nata ou proveniente de educação ela pode ser aprendida. Passei a observar que muitas pessoas que gostam de cozinhar possuem uma qualidade de controle tempo. Minha mulher já ajudou na organização doméstica diversas amigas, que embora possuam formação acadêmica superior, não conseguem deixar de ser enroladas e a produtividade é diminuída.
    Um forte abraço.
    Roberto

  • Edilson Nascimento (Belém-Pa)

    Excelente artigo, que deveria ser compartilhado por todas as pessoas, nos diversos meios de comunicação.
    Parabéns, ao autor, pela analise resumida de um assunto bastante extenso.

  • Alexandre Ataide

    Muito bom! Parabéns pelo sucesso do seu blog amigo! Os assuntos são sempre relevantes e abordados de forma leve e agradável.

  • Edir Camurça

    Necessário, este deveria ser a melhor definição da gestão do tempo, uma vez que não fazemos.
    O professor cita muito bem, agora me surge uma duvida será que a geração “Y” vai conseguir superar esta situação.

    Abraço
    Edir

  • Valeu, meu caro amigo!!!!

  • Obrigado, Edilson! Bom ter notícias de Belém, onde morei na adolescência, e de onde tenho boas recordações!

  • Olá, Edir, esta é uma boa questão, pois, se por um lado podemos melhorar nosso mecanismos de Gestão do Tempo, por outro lado o volume de informações que temos que gerenciar aumenta exponencialmente….

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