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14 puntos para un buen cronograma

Rodolfo Stonner Comente 17.04.18 1867 Vizualizações Impresión Enviar

14 puntos para un buen cronograma: cronogramas son fundamentales para el gestor, especialmente el gerente de proyectos. El cronograma nos permite prever fechas y eventos, crear y analizar escenarios, definir medidas correctivas, preventivas o mitigadoras. Por el hecho de que los cronogramas sean tan importantes, ya publicamos aquí dos artículos: Buenas prácticas para la elaboración de cronogramas (todavía em Portugués, Parte 1 y Parte 2), disponible también en vídeo, con subtítulos en Español. Pero, ¿cuáles son los indicadores (métricas) para la evaluación de la adecuación de un cronograma a las buenas prácticas? ¡Es lo que veremos en este artículo! ¡Si desea información sobre los próximos artículos, registra su correo electrónico aquí para subscribirse al Blogtek! SU E-MAIL NO SERÁ USADO POR TERCEROS.

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14 puntos para un buen cronograma – DCMA

La importancia de los cronogramas adecuados es tan flagrante, que el DCMA (Defense Contract Management Agency), la agencia reguladora norteamericana, publicó una lista de verificación (check list) compuesta de 14 ítems, los cuales abordaremos a continuación.

14 puntos para un buen cronograma – #1: Missing Logic

En un proyecto, en rigor, toda actividad tiene que tener una predecesora y una sucesora, aunque sean el inicio y el término del proyecto. No puede haber actividades “sueltas”. Finalmente, una actividad puede tener, en lugar de una predecesora, una fecha marcada “Debe iniciarse en …”, como por ejemplo, la llegada de un equipo de un proveedor. Sin embargo, ciertamente esta actividad depende de alguna predecesora, tal como “Envío de la documentación técnica del proyecto”.

El DCMA establece que un máximo del 5% de las actividades de un cronograma pueden NO tener predecesoras y / o sucesoras.

14 puntos para un buen cronograma – #2: Leads (negative lags)

La técnica de aceleración de proyectos llamada Fast Tracking preconiza la anticipación de actividades, creando una conexión, por ejemplo, Término-Inicio, con una latencia negativa. Sin embargo, esto podría acarrear que la predecesora, si retrasada, “sobrepasa” las fechas requeridas para la sucesora, como muestra la figura:

14 puntos para un buen cronograma

14 puntos para un buen cronograma – Fast tracking

Esta restricción es de las pocas en que el DCMA es radical: el 0% de las actividades deben tener esta característica. Tenga en cuenta que esto no significa que no se puede practicar Fast Tracking, sin embargo, que, al hacerlo, en lugar de crear una dependencia negativa si subdividir la tarea predecesora, como se muestra en la figura siguiente:

14 puntos para un buen cronograma

14 puntos para un buen cronograma – Fast Tracking con detalle en la tarea

14 puntos para un buen cronograma – #3: Lags

Los lags son “delays”, retrasos entre el término de una actividad y el inicio de la siguiente. Por ejemplo, al terminar un hormigonado, no se puede comenzar de inmediato la actividad subsiguiente. Pues es necesario aguardar el fraguado del hormigón. Por lo tanto, puede ser necesario o útil el uso de lags. Pero, por otro lado, el exceso de lags puede perjudicar el análisis del cronograma y puede (hasta deliberadamente, ya he visto esto ocurrir), para ocultar y desviar el foco del verdadero camino crítico, como muestra la figura a continuación:

14 puntos para un buen cronograma

14 puntos para un buen cronograma – falsa ruta crítica

Por lo tanto, el DCMA limita los lags al máximo del 5% del total de actividades.

14 puntos para un buen cronograma – #4: Tipos de dependencias

En los viejos tiempos en que las redes de precedencia eran dibujadas a mano, en papel A0, con actividades en las flechas, sólo había la relación Término-Inicio. La introducción de softwares (MS Project, Primavera, Spider Project) permitió relaciones diferentes, tipo Inicio-Inicio, Término-Término, Inicio-Término. Esto facilita la elaboración de la red, pero el DCMA recomienda que un máximo del 10% de las dependencias sean de este tipo, además de poner serias restricciones a las dependencias Inicio-Término.

14 puntos para un buen cronograma

14 puntos para un buen cronograma – tipos de dependencia

14 puntos para un buen cronograma – #5: Hard Constraints (fechas fijas)

Podemos utilizar fechas para actividades, pero el DCMA recomienda que se busque evitar actividades con fechas fijas, tipo “Must start on …”, “Must finish on …”. Preferentemente, utilizar algo menos restrictivo, escriba “Start no earlier than …”, “Finish no later than …”, pero, sin embargo, se limita al 5% del número total de actividades.

14 puntos para un buen cronograma – #6: Holguras exageradas

El DCMA estipula que las holguras deben ser inferiores a dos meses (44 días hábiles). En el máximo, el 5% de las actividades podrían tener mayores holguras. Observe que esta es una limitación para grandes proyectos, grandes obras. Obviamente, no se aplica a proyectos más cortos, como proyectos de TI, o paradas de mantenimiento.

14 puntos para un buen cronograma – #7: Holguras negativas

Por veces, una fecha de finalización del proyecto, o una fecha fija para algún evento intermedio, puede acarrear una holgura negativa, cuando usted coloca los plazos de las actividades. Obviamente, esto significa que usted no cumplirá el plazo, por lo que no puede haber holguras negativas. Usted debe establecer un plan de acción para responder a esto, usando técnicas tales como Fast Tracking, Crashing, o el método de la Corriente Crítica.

14 puntos para un buen cronograma – #8: Plazos muy grandes

Muchas veces vemos un cronograma con ENORMES barras representando actividades. Esto es simplista, y lleva a análisis equivocados. El DCMA recomienda que en el MÁXIMO el 5% de las actividades tengan una duración superior a dos meses, o 44 días hábiles. Obviamente esta duración límite NO se refiere a proyectos más cortos, como proyectos de TI o paradas de mantenimiento.

El DCMA no hace referencia a duraciones demasiado cortas, pero aquí cabe un comentario de mi experiencia personal: tampoco vale poner tareas de duraciones muy cortas. El control es difícil, y los errores inherentes a las estimaciones de plazo de cada tarea se suman, acarreando al final grandes errores de evaluación. Personalmente, para proyectos grandes, utilice el límite mínimo de 40 Hh por actividad.

14 puntos para un buen cronograma – #9: Fechas inválidas

Esto sólo ocurre durante la ejecución, no en la planificación. Al hacer el seguimiento de la Obra (y esto es fundamental, vea el vídeo Planear no es pilotar el Project), puede suceder que con la evolución de los servicios alguna actividad haya quedado con su fecha de inicio o término detrás de la fecha actual del proyecto. Esto requiere una reprogramación, estas actividades deben ser reprogramadas más allá de la fecha actual, lo que puede acarrear pérdida de plazo. Pero es necesario encarar, y buscar acelerar el proyecto, si es posible, usando las técnicas anteriormente mencionadas. El DCMA afirma correctamente que ninguna actividad puede tener fechas no válidas.

14 puntos para un buen cronograma – #10: Recursos

Es muy común ver cronogramas sólo con plazos. ¿Cómo se calculan los plazos, si no hay recursos asociados a las actividades? Los cronogramas deben ser “resource-loaded”, es decir, cargados de recursos. En algunos casos, algunas tareas pueden no contener recursos, pero son pocas: “Plazo para la cotización de un proyecto”, “Plazo para la presentación de recursos”, “Plazo para obtener la licencia ambiental”.

14 puntos para un buen cronograma – #11: Tareas en retraso

Son todas las tareas que debían estar concluidas en la fecha actual, pero sufrieron retrasos. El DCMA estipula que no más del 5% de las actividades pueden estar atrasadas, es decir, con sus fechas reales de término DESPUÉS las fechas previstas.

14 puntos para un buen cronograma – #12: Teste de la ruta crítica

Esta prueba busca verificar la consistencia de la ruta crítica, si todas las dependencias son correctas. Se ejecuta la prueba identificando la ruta crítica, y propiamente aumentando radicalmente una de las actividades iniciales de la ruta crítica: por ejemplo, añadiendo 500 días a una actividad inicial la ruta crítica. Si las dependencias están correctamente construidas, esto debe corresponder a una postergación de plazo final de exactos 500 días. Si esto no ocurre, hay algún error lógico en la construcción de la ruta crítica.

14 puntos para un buen cronograma – #13: Critical Path Length Index (CPLI)

El proyecto comenzó, usted tiene la línea base, y viene haciendo el acompañamiento. Eventualmente usted puede estar en el plazo, o retrasado, en cuyo caso usted debe buscar técnicas de aceleración de proyectos. Pero ¿tendremos éxito en completar en el plazo? El CPLI nos indicará. Al hacer el registro y seguimiento de las actividades, la fecha de finalización puede variar en relación con la fecha de finalización de la línea de base. La diferencia entre la fecha de finalización de la línea de base, y la fecha de terminación apuntada hoy, fecha de estatus del proyecto, será llamada de holgura total del proyecto. Esta holgura total puede ser positiva, si estemos adelantados, o negativa, si estamos atrasados. El CPLI (Critical Path Length Index) es la razón entre la duración total del proyecto (ruta crítica) en su línea base (CPL – Critical Path Length) y la duración total de la ruta crítica (CPL). Vea el ejemplo:

14 puntos para un buen cronograma

14 puntos para un buen cronograma – CPLI

Si el CPLI> 1, la situación es favorable al cumplimiento del plazo. Si CPLI <1, significa que estamos atrasados. El DCMA establece que el CPLI NO debe ser menor que 0,95 (95%). El entendimiento es que con este valor difícilmente se recuperará el plazo.

14 puntos para un buen cronograma – #14: Baseline Execution Index (BEI)

Es un poco parecido al anterior. Es la razón entre el número de actividades completadas hasta la fecha de estatus, y el número de actividades que deberían estar completadas hasta esta fecha, según la línea base. Si BEI> 1, significa que realizamos MÁS actividades de lo que preveía la línea base, lo que es bueno. Si BEI <1, significa que realizamos MENOS actividades de lo que deberíamos haber ejecutado, lo que es malo. El DCMA estimula que el BEI debe ser superior al 95%.

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Rodolfo Stonner

Ex- ingeniero Senior de Petrobras, y fue Gerente de Construcción y Montaje de las Obras Extramuros de la Refinería Abreu y Lima (RNEST), en Pernambuco. Actualmente jubilado, es consultor e instructor en las áreas de Gestión de Proyectos y Gestión del Mantenimiento, y está actuando con Deloitte en la implantación del PMO para la Refinería de Talara, Perú. Le gusta la enseñanza, intercambiar experiências y conocimiento, está certificado como PMP (Project Management Professional) y RMP (Risk Management Professional) por el PMI, y es CRE (Certified Reliability Engineer) por la ASQ.

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