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Cuidado com as querências – zele pelo escopo

Stonner Comente 23.07.18 1021 Vizualizações Imprimir Enviar

Cuidado com as querências – zele pelo escopo: já publicamos aqui no Blogtek um artigo sobre a importância do Congelamento do Escopo. Como este é um tema recorrente, com o qual os gerentes de projeto têm que lidar em todo novo projeto, voltamos aqui a abordar este assunto, sob outro prisma: as querências do cliente. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Cuidado com as querências – o que é isto?

Obviamente, “querência” não é um termo usual, apesar de ter registro nos dicionários com outro significado: é um termo regional, do interior, que significa local onde o gado está habituado a pastar. É também o nome de um município no interior do Mato Grosso.

Mas, para nós gerentes de projeto, querência é um desejo do cliente, uma vontade, porém que não está explicitada no escopo do projeto.

Vale lembrar a definição de escopo, segundo o glossário do PMBoK Guide: é a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de um projeto. Para a definição de escopo, existem os processos:

Coletar os requisitos: é o processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e os requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto. De maneira geral, quando se utiliza a metodologia dos portões, isto é feito na Fase I (Identificação da oportunidade).

Definir o escopo: é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Na utilização da metodologia dos portões, isto ocorre ao longo das fases II e III, porém quanto mais se avança no projeto, maior custo de quaisquer modificações.

Porém, ao longo da execução do projeto, muitas vezes o cliente percebe algo que gostaria de ver incluído no projeto. Em projetos muito grandes, muitas vezes nem todos são envolvidos nestes processos, e manifestam este desejo ao longo da execução.

Cuidado com as querências – como surgem

Durante a execução do projeto, executante e cliente interagem frequentemente. Em projetos de construção e montagem, esta interação se dá muitas vezes no campo, o executante da montagem e o cliente final, operador da planta ou facilidade. Provavelmente, ambos não participaram da definição do escopo.

Porém, como têm interfaces frequentes, o executante tem interesse em manter um bom relacionamento com o cliente, e por isso não vê mal em atender pequenos pedidos, querências do cliente:

  • Não dá para acrescentar uma válvula neste ponto?
  • É possível melhorar o acesso a este instrumento?
  • Vamos relocar este equipamento?

Meus exemplos são da área de montagem industrial, mas obviamente projetos de software também têm diversas querências:

  • Por que não acrescentar este botão a mais?
  • Seria interessante poder filtrar por este atributo!

Porém, atender a estes “pequenos” (às vezes, não tão pequenos) pedidos, querências do cliente tem seus riscos e inconvenientes:

Se o executante o estiver fazendo por “boa vontade”, ou seja, sem registrar como um serviço adicional, estará deixando de fazer algo que pertence ao escopo, e pode gerar desvios (atraso).

Se for cobrar do cliente, haverá a dificuldade na precificação do item, e na cobrança do valor.

Porém, o que eu entendo como mais problemático, é o fato de que o escopo foi largamente discutido, cada item foi avaliado, houve estudos de engenharia, portanto há uma certeza na inclusão de cada item. As querências geralmente são atendidas sem uma análise de engenharia e de riscos. Darei um exemplo real:

Em uma parada de manutenção, o operador pediu ao supervisor da empreiteira:

– Aquele dreno da linha de 12” está lá no alto, é necessário subir esta escada de marinheiro para abrir ou fechar aquele dreno. Por que não o deslocar aqui para baixo?

Cuidado com as querências

Cuidado com as querências

E assim foi feito. Porém, mais tarde, durante a operação da unidade, quando foi necessário abrir aquele dreno, o trecho de linha fina do dreno até a tubulação de 12”, por ter ficado inoperante durante muito tempo, o produto endureceu e obstruiu o dreno. Ou seja, o dreno foi o mesmo que nada…

Cuidado com as querências – como lidar

O primeiro cuidado é manter a equipe sempre informada sobre os riscos de se executar algo fora de escopo.

É também manter o cliente informado sobre a necessidade de se ater ao escopo definido, especialmente aqueles que estão na linha de frente e que provavelmente não participaram da definição de escopo.

Agora, se realmente houver necessidade, ou pressão pela alteração de escopo, deve haver um procedimento que remeta a decisão a um nível superior do projeto. Isto garante que as mudanças sejam realmente avaliadas, e inibe querências desnecessárias.

Este procedimento deverá estar incluído no processo Realizar o controle integrado de mudanças: é o processo de revisar todas as solicitações de mudança, aprovar as mudanças e gerenciar as mudanças.

A cada semana, publicamos novos artigos aqui no Blogtek, sobre Gerenciamento de Projetos, Gestão da Manutenção, e tópicos sobre Liderança e Gestão. Também semanalmente publicamos um vídeo, os quais podem ser acessados em youtube.com/c/Blogtek. Para manter-se informado sobre os próximos artigos, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek!SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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