Cronograma – via de mão dupla

Por Stonner
15 de setembro de 2013 às 19:32

O Cronograma sem dúvida é uma importantíssima ferramenta de planejamento. Transmite muito bem de forma visual as durações e prazos das atividades. No entanto, como toda ferramenta, é necessário que seja bem utilizado. Iniciamos aqui uma série de artigos sobre Planejamento. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

Cronograma: uma via de mão dupla

O Cronograma é fruto de muito trabalho, muita análise e ponderações. Junto com a Rede de Precedências e a Curva de Avanço, constituem as principais ferramentas do planejador.

Mas, apesar de todo o esforço em preparar o Cronograma, basta decorrer um breve período de tempo para que o Cronograma já esteja desatualizado. Não é falha do Planejador, é porque nenhum projeto jamais será executado exatamente conforme planejado.

Quantas vezes não nos deparamos com um belo cronograma (atualmente, os recursos do Project, Primavera e quaisquer outros softwares de planejamento propiciam tantas cores e efeitos…) afixado em uma parede de uma sala de reuniões, e, com uma curiosidade até meio mórbida, buscamos visualizar quão defasado o Cronograma está da realidade atual.

O Cronograma lá está, como que a demonstrar: “Veja como planejamos bem nosso projeto!!!”, exibido como um troféu, como um quadro de Picasso, ou um simples papel de parede…

Por falar em papel de parede, leiam o belo artigo do colega Paulo Cid, consultor de planejamento, em http://pmkb.com.br/papel-de-parede-ou-planejamento-do-projeto/ Para nós, trabalhando com planejamento há muitos anos, o artigo do Paulo Cid soa como a orquestra de Ray Conniff no meio de um baile funk… good old times!!!

O fato é que as atualizações do cronograma, tão difíceis há algum tempo, hoje, com as funcionalidades dos softwares de planejamento, são extremamente fáceis.

Cronograma: a atualização

Para que o cronograma não seja um papel de parede, é necessário permanentemente, dentro de um horizonte de tempo compatível com a dinâmica do nosso projeto, fazer o acompanhamento, ou seja, a atualização.

Para uma parada de manutenção, o acompanhamento do cronograma tem que ser diário. Para projetos de construção e montagem, dependendo da fase em que se encontre, o acompanhamento pode ser semanal ou mensal.

Mas é fundamental que o Planejador, seja indo ao campo, “in loco”, ou obtendo suas informações através de sua equipe, fidedigna, atualize o cronograma para que ele reflita a realidade.

Não fazer esta permanente atualização é que justifica o que o “peão” costumar dizer: “O papel aceita tudo”, “Planejamento não vale de nada”, “O que importa é fazer”…

Cronograma: atualizar e reprogramar

Quando o planejador faz o acompanhamento do projeto, na adequada periodicidade, evidentemente irá encontrar atividades com andamento diverso daquele previsto. Deverá então lançar a realização de cada atividade, de forma consistente com as premissas de elaboração do planejamento (avanço físico realizado, Hh utilizado, custos, etc.).

É importante notar que a quantidade de homens-hora consumidos (Hh acumulado) NÃO representam o avanço físico. Uma atividade prevista para consumir 80 Hh, ter consumido 40 Hh não significa que esteja pela metade. Na verdade, o consumo de homens-hora, sem a completude da atividade, indica tão somente a improdutividade da equipe. Consumir Homens-hora não significa, necessariamente, avançar na realização da atividade.

Ok, isto posto, note que não basta REGISTRAR o avanço físico. Se determinada atividade deveria estar em 50%, e na realidade está em 20%, não basta registrar tal fato.

Na verdade, é função do planejador registrar que a atividade está em 20%, ao invés de 50%, e reprogramar esta atividade, e automaticamente todas aquelas que dependem desta atividade, para verificar os impactos no cronograma como um todo.

Cronograma inicial

Cronograma com o progresso das atividades

Cronograma com as atividades reprogramadas (reagendadas)

Cronograma: atuar nos desvios

Também não é função do Planejador apenas observar que os impactos do atraso em determinada(s) atividade(s) ocasionaram um atraso no projeto.

Há que se avaliar, de forma coerente e realista, o que pode ser feito:

Qual a dimensão do atraso?
Quais atividades foram impactadas?
Que atividades podem ser aceleradas (observe que não adianta acelerar atividades não críticas)?
O que fazer para acelerar: aumentar efetivo, aumentar turnos de trabalho (horas-extras), mudar o calendário de trabalho, buscar alternativas de execução (novos métodos, processos, equipamentos…)?
Qual o custo da aceleração de cada atividade?

A função mor do planejador é encontrar soluções, e não detectar problemas!!!