Cronograma de Marcos
Cronograma de marcos: abordaremos aqui hoje uma visão diferenciada, em contraposição ao tradicional cronograma de barras. São comentários acerca de um trabalho apresentado por Erling S. Andersen, intitulado “Milestone Planning – a different planning approach”, no Congresso Anual do PMI em 2006. NÃO se trata de uma transcrição, é apenas uma referência. Para ler o texto completo, acesse http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100900200&iss=1 (US$ 15,00, gratuito para membros do PMI). Para ser sempre informado dos novos artigos do Blogtek, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.
Cronograma de Marcos vs Cronograma de Barras
Cronograma de Marcos: milestones
Uma das principais ferramentas de planejamento é o cronograma, e quando nos referimos a cronograma, usualmente nos referimos ao cronograma de barras, onde as atividades são representadas por barras de comprimento proporcional à duração.
Marcos (em Inglês, milestones; no MS-Project denominados “etapas” em versões anteriores, já atualizado para “marcos” na versão 2013) são atividades de duração zero, as quais portanto acabam tornando-se apenas datas, e tem representação diferenciada no cronograma. O Cronograma de Barras pode incluir alguns marcos.
Cronograma de Marcos é um cronograma que contempla apenas marcos, ou seja, apenas exibe datas.
Cronograma de Marcos – quando é mais adequado?
Em seu artigo, Mr. Andersen menciona que usualmente no início dos projetos são criados cronogramas (de barras) bastante detalhados, e pondera que nesta fase o planejador não consegue antever as atividades que se seguirão, pelo menos em nível de detalhe, tal como prazos e interdependências.
O início do projeto, segundo a metodologia dos portões, corresponde à Identificação da Oportunidade (FEL 1) e o Projeto Conceitual (FEL 2). De fato, neste momento, há mais discussões, definições, avaliação de alternativas do que propriamente atividades a serem desenvolvidas, com prazos e recursos humanos definidos. Datas limite, deadlines, em suma, Marcos, são muito mais úteis do que estimar prazos para atividades.
Neste contexto, o Cronograma de Marcos é mais útil e adequado do que o tradicional cronograma de barras.
Mesmo com o posterior desenvolvimento do projeto, Mr. Andersen defende que tenhamos dois planejamentos (obviamente devem ser consistentes entre si). Um planejamento voltado para o mundo exterior, de nível global, muito resistente a mudanças, e outro focado nos detalhes, atividades, planos, e sempre pronto para responder a mudanças (replanejamentos). O primeiro deveria ser um Cronograma de Marcos, que traduz os grandes e principais momentos do empreendimento. Já o segundo, detalhado, descrevendo COMO estas metas serão alcançadas, quais são as atividades serão desenvolvidas. Este já seria um Cronograma de Barras.
De fato, para o executivo de uma empresa, para o público externo, para os principais stakeholders, importa mais saber QUANDO os entregáveis (deliverables) serão entregues, do que COMO isto ocorrerá.
Cronograma de Marcos – correta formulação dos marcos
Um marco é uma meta a ser atingida em um determinado momento do projeto. Como uma meta, deve ter algumas características:
- Específica, e não genérica;
Por exemplo, “Completar a documentação do projeto” não é uma meta, pois é uma afirmativa genérica (o que é necessário para atingir a completude da documentação do projeto?).
“Ter aprovados todos os documentos constantes do Plano de Execução do Projeto” é uma meta, pois é específica: o PEP contém a relação de todos os documentos, e a meta terá sido atingida se todos eles tiverem sido aprovados.
- Mensurável
“Obter a aprovação do EVTE (Estudo de Viabilidade Técnica e Econômica)”: o que é necessário para atingir um EVTE “positivo”? De quanto deve ser o VPL (Valor Presente Líquido) ou TRI (Taxa de Retorno Interna)?
- Relevante
Principalmente nas fases iniciais do projeto, em que devemos nos empenhar em não ter profusão de atividades e marcos, os marcos a serem criados devem ser relevantes para o objetivo do projeto como um todo.
- Associado a datas
Um Marco deve ser associado a datas (não a prazos). Na fase conceitual, definições de projeto podem ter diferentes vertentes a serem analisadas, cujos prazos podem ser difíceis de serem estimados (quanto mais precisa a atividade, mais fácil mensurar prazos). Porém, Marcos podem, e devem, ser estabelecidos: “o Projeto Conceitual deve estar concluído em dd/mm/aaaa”.
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