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Checklists, ou Listas de Verificação, são ferramentas extensamente utilizadas no Gerenciamento de Riscos, descrita dentre as Ferramentas de Análise de Risco. De caráter qualitativo, frequentemente são associados à fase de identificação dos riscos, apesar de terem limitações neste aspecto. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.
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Checklist
O PMBOK Guide (5th edition) faz diversas referências à utilização da técnica de Checklist.
No glossário, é usado o termo “Checklist Analysis” o qual é definido como “Uma técnica para revisão sistemática de materiais usando uma lista para acurácia e completude”. É também usado o termo “Checksheet”, definido como “Folha de registro que pode ser utilizada como um checklist para coletar dados”.
Possivelmente pela disseminação do significado e no uso frequente da ferramenta Checklist, já não há mais a definição específica do termo no Glossário, mas em versões anteriores encontrava-se a definição: “Itens listados juntos para facilitar a comparação ou para garantir que ações associadas a eles sejam gerenciadas adequadamente e não sejam esquecidas. Um exemplo é uma lista de itens a serem examinados criada durante o planejamento da qualidade e aplicada durante o controle da qualidade. ”
Checklists são mencionados nessa última edição do PMBoK Guide, logo ao início, já no capítulo 2 – Influências Organizacionais e Ciclo de Vida do Projeto, no item 2.1.4.1, que descreve Processos e Procedimentos, nos Ativos de Processos Organizacionais.
No capítulo 4 – Gerenciamento de Integração do Projeto, os checklists são mencionados na tabela 4.1 como Documentos do Projeto.
Os checklists da qualidade são saídas do processo “Planejar o gerenciamento da qualidade” (item 8.1.3.4), sendo frequentemente referenciados no capítulo 8 – Gerenciamento da Qualidade do Projeto.
A Análise de checklists é uma das ferramentas mencionadas em Técnicas e Ferramentas para o processo “Identificar Riscos” (item 11.2.2.3), no capítulo 11 – Gerenciamento dos Riscos do Projeto.
Apesar de alguns autores mencionarem os Checklists como uma ferramenta para a identificação de riscos, na realidade esta contribuição é restrita a riscos já identificados em processos anteriores.
A maior e mais frequente utilização dos checklists está em VERIFICAR se as medidas recomendadas ao longo do processo de análise de riscos foram efetivamente aplicadas. Para isto, são listadas as medidas recomendadas ao longo do processo de análise, acompanhadas de “boxes” a serem assinalados como ( ) Sim, ( ) Não, ou ainda, ( ) Não aplicável.
Checklist, por sua concepção extremamente simples, são adotados tanto na verificação de cumprimento de medidas preventivas/corretivas para riscos de projeto, como também para os riscos na acepção usual da palavra, de riscos de SMS (Segurança, Meio Ambiente, Saúde).
É portanto uma ferramenta muito simples de ser construída e aplicada. Não obstante, há certos cuidados a serem tomados, para tornar o uso dos checklists realmente efetivo. Os checklists devem ser construídos para fácil aplicação e interpretação. Neste sentido, uma adequada diagramação do formulário da lista de verificação (checklist) é fundamental. Abaixo vemos um exemplo de um checklist cuja diagramação torna mais difícil seu preenchimento e visualização:
Checklist mal diagramado
Também é necessário que todas as respostas “desejáveis”, ou seja, que indiquem atendimento ao requisito, estejam sempre alinhadas, respondidas consistentemente. O exemplo a seguir mostra um checklist cuja estrutura de respostas não foi corretamente construída:
Checklist: as respostas tem que estar uniformes
Evidentemente, a pergunta “Há líquidos inflamáveis nas tubulações?” está mal formulada. A resposta desejável, que sinaliza que se pode prosseguir com o processo, é Não. No entanto, as demais respostas “desejáveis” são Sim, o que pode causar dificuldade no entendimento, ou perda de tempo na interpretação. Bastaria formular a pergunta de forma a direcionar a resposta desejável pra Sim, tal como “As tubulações estão isentas de líquidos inflamáveis?”.
Breve, publicaremos outros artigos Análise de Risco. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.
Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.
Bom dia Prof. Stonner, . Primeiramente agradeço novamente os artigos publicados, muito úteis para a nosso aprendizado e reflexão sempre leio. Referente ao último parágrafo, tenho receio que se as respostas quando tendem a ter uma maneira de responder muito fácil, a pessoa simplesmente poderia nem ler as perguntas e sair colocando um “X” atrás do outro sem realmente realizar a verificação. Fico até pensando se não seria uma boa prática de tempos em tempos mudar o texto das perguntas, o lugar das marcações ou até cores e formatos, incluir figuras, etc… para que as pessoas não se viciem no formulário e o façam sem sequer pensar. Será que estas mudanças / dificuldades obrigariam a pessoa a pensar ou facilitariam o erro?
Gostaria de saber onde encontro Check Lists, queria muito usar em uma obra minha de SAA.
Tiago, você tem razão, quando diz que o padrão do check-list pode levar a um preenchimento automático. No entanto, não padronizar o tipo de resposta pode levar a respostas equivocadas. Tudo depende da responsabilidade de quem as usa. Por exemplo, quando viajamos de avião, os pilotos fazem um rigoroso checklist antes de decolarem, e isto tem funcionado!
Marcus, os checklists tem que ser elaborados para cada uso específico. Sugiro utilizar com sua equipe o processo What if para identificar os possíveis riscos, e psoteriormente efetuar uma Análise preliminar de perigos para avaliar os impactos e quais medidas de prevenção / contenção adotar, e depois formular uma lista de verficação (checklist) para verificar se estas medidas efetivamente foram implementadas.
Caro Stonner. amigos/as
O check list é uma ferramenta muito útil e se bem aplicada, contribui para o bom andamento do projeto. Para vcs pensarem: Em tratamento de Riscos, a elaboração de uma lista de eventos/riscos contribui para que medidas preventivas sejam tomadas tempestivamente. Ocorre que é comum as pessoas acreditarem que depois de elaboradas, não existam mais riscos e passam a considerar apenas os listados, como se aquela lista fosse a verdade absoluta. abs
Prezado Stonner e demais: A ferramenta “check list” auxilia para que possamos não deixar de verificar detalhes/situações que por ventura pudessem ser esquecidos, pois normalmente é elaborada por profissionais experientes e fora do ambiente a ser verificado, o que induz a uma construção, sem pressa ou pressão. Normalmente é revisto por mais de um profissional evitando que, como dito anteriormente, deixe de contemplar qualquer ítem necessário. É um excelente norteador. Importante salientar que faz-se necessárias revisões periódicas ou adequações a novas realidades. Abs.
Correto, Marize, obrigado pelo comentário. Como respondi há pouco para o Moschin, em Análise de Risco não se pode estacionar… o quadro está sempre mudando, nos obrigando a constantes atualizações e revisões.
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