Checklists (Listas de Verificação)
Checklists, ou Listas de Verificação, são ferramentas extensamente utilizadas no Gerenciamento de Riscos, descrita dentre as Ferramentas de Análise de Risco. De caráter qualitativo, frequentemente são associados à fase de identificação dos riscos, apesar de terem limitações neste aspecto. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.
Checklist: definição
Checklist
O PMBOK Guide (5th edition) faz diversas referências à utilização da técnica de Checklist.
No glossário, é usado o termo “Checklist Analysis” o qual é definido como “Uma técnica para revisão sistemática de materiais usando uma lista para acurácia e completude”. É também usado o termo “Checksheet”, definido como “Folha de registro que pode ser utilizada como um checklist para coletar dados”.
Possivelmente pela disseminação do significado e no uso frequente da ferramenta Checklist, já não há mais a definição específica do termo no Glossário, mas em versões anteriores encontrava-se a definição: “Itens listados juntos para facilitar a comparação ou para garantir que ações associadas a eles sejam gerenciadas adequadamente e não sejam esquecidas. Um exemplo é uma lista de itens a serem examinados criada durante o planejamento da qualidade e aplicada durante o controle da qualidade. ”
Checklist – usos no PMBoK Guide 5th edition
Checklists são mencionados nessa última edição do PMBoK Guide, logo ao início, já no capítulo 2 – Influências Organizacionais e Ciclo de Vida do Projeto, no item 2.1.4.1, que descreve Processos e Procedimentos, nos Ativos de Processos Organizacionais.
No capítulo 4 – Gerenciamento de Integração do Projeto, os checklists são mencionados na tabela 4.1 como Documentos do Projeto.
Os checklists da qualidade são saídas do processo “Planejar o gerenciamento da qualidade” (item 8.1.3.4), sendo frequentemente referenciados no capítulo 8 – Gerenciamento da Qualidade do Projeto.
A Análise de checklists é uma das ferramentas mencionadas em Técnicas e Ferramentas para o processo “Identificar Riscos” (item 11.2.2.3), no capítulo 11 – Gerenciamento dos Riscos do Projeto.
Checklist – características
Apesar de alguns autores mencionarem os Checklists como uma ferramenta para a identificação de riscos, na realidade esta contribuição é restrita a riscos já identificados em processos anteriores.
A maior e mais frequente utilização dos checklists está em VERIFICAR se as medidas recomendadas ao longo do processo de análise de riscos foram efetivamente aplicadas. Para isto, são listadas as medidas recomendadas ao longo do processo de análise, acompanhadas de “boxes” a serem assinalados como ( ) Sim, ( ) Não, ou ainda, ( ) Não aplicável.
Checklist, por sua concepção extremamente simples, são adotados tanto na verificação de cumprimento de medidas preventivas/corretivas para riscos de projeto, como também para os riscos na acepção usual da palavra, de riscos de SMS (Segurança, Meio Ambiente, Saúde).
É portanto uma ferramenta muito simples de ser construída e aplicada. Não obstante, há certos cuidados a serem tomados, para tornar o uso dos checklists realmente efetivo. Os checklists devem ser construídos para fácil aplicação e interpretação. Neste sentido, uma adequada diagramação do formulário da lista de verificação (checklist) é fundamental. Abaixo vemos um exemplo de um checklist cuja diagramação torna mais difícil seu preenchimento e visualização:
Checklist mal diagramado
Também é necessário que todas as respostas “desejáveis”, ou seja, que indiquem atendimento ao requisito, estejam sempre alinhadas, respondidas consistentemente. O exemplo a seguir mostra um checklist cuja estrutura de respostas não foi corretamente construída:
Checklist: as respostas tem que estar uniformes
Evidentemente, a pergunta “Há líquidos inflamáveis nas tubulações?” está mal formulada. A resposta desejável, que sinaliza que se pode prosseguir com o processo, é Não. No entanto, as demais respostas “desejáveis” são Sim, o que pode causar dificuldade no entendimento, ou perda de tempo na interpretação. Bastaria formular a pergunta de forma a direcionar a resposta desejável pra Sim, tal como “As tubulações estão isentas de líquidos inflamáveis?”.
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