Parte 2 – Boas práticas para cronogramas

Boas práticas para cronogramas – prudência nas estimativas

• Não “force a barra” para atender prazos; você já sabe de antemão que os prazos não serão atendidos. Calcule os prazos de acordo com os recursos disponíveis.
• O passado não garante o futuro. A produtividade em uma tarefa em uma determinada obra não garante que esta produtividade se repita nas próximas. Envolva o pessoal de supervisão e execução: além de obter dados mais realistas, você obtém o comprometimento destes no cumprimento dos prazos.
• Saiba que os prazos determinísticos usualmente têm apenas 5% (cinco por cento) de probabilidade de serem atingidos!!!! Pratique a análise de Montecarlo, use os conceitos estatísticos! Leia mais aqui.

Boas práticas para cronogramas – cronograma carregado de recursos

• Se você não carregar os recursos no cronograma (atribuir recursos às tarefas), você terá um cronograma irreal. Prazos são função dos recursos, principalmente quando os mesmos recursos estão atribuídos a diferentes tarefas.
• Use os padrões de produtividade, para em função do prazo e das dimensões da atividade estimar os recursos. Porém, mais uma vez, use Montecarlo!!!! Além do mais, verifique se a quantidade de recursos estimados para uma atividade é coerente com as limitações físicas do local, da disponibilidade de ferramentas e equipamentos… Planejar não é pilotar o Project!

Boas práticas para cronogramas – nivelamento de recursos

• Quando você “roda” o cronograma pela primeira vez, o padrão é que o cronograma esteja no “mais cedo”, ou seja, todas as atividades programadas em sua data mais cedo possível (ASAP: As soon as possible). Isto gera picos de recursos, porém como há folgas, e as atividades podem ser movimentadas ao longo das folgas, de maneira a otimizar o uso de recursos. A isto damos o nome de Nivelamento de Recursos.
• Note que quando você “espreme” muito o cronograma para diminuir o uso de recursos, você consome as folgas, e muitas tarefas se tornarão críticas! Use o bom senso!
• Não há, no Project, no Primavera, no SpiderProject, ou em qualquer software de planejamento um botão mágico que nivele os recursos em um piscar de olhos… esta é uma atividade que irá sempre depender do conhecimento, análise, experiência e bom senso do planejador!

Boas práticas para cronogramas – acompanhamento do cronograma

• Parece que muitas pessoas (até gerentes de projeto) acham que os cronogramas são imutáveis, e fazem uma impressão bem bonita, e os afixam na parede. Já mencionamos isto aqui no Blogtek (Cronograma – via de mão dupla).
• Se você não atualizar seu projeto, lançando o que foi realizado e reprogramando as tarefas, você estará em voo cego!

Boas práticas para cronogramas – técnicas de aceleração

• Se você é um cara de sorte, o seu cronograma ficará dentro do prazo disponível. Porém, geralmente…isto não ocorre! Então use as técnicas de aceleração:
• Crashing: não significa simplesmente aumento de recursos. Pode ser obtido por alternativas de execução, logística, métodos automatizados de execução. Você irá encurtar a duração de atividades, então só faz sentido se forem atividades do caminho crítico. Mas atenção, quando você encurta atividades, o caminho crítico pode mudar. Leia mais no artigo Crashing.
• Fast Tracking: muito utilizado nas fases de contratação e aquisição, significa sobrepor parcialmente atividades. Leia aqui em Fast Tracking ou veja o vídeo.
• Corrente crítica: em palavras simples, é um conceito que usa, além do caminho crítico, as limitações de recursos, além de conceitos tais como Lei de Parkinson (o trabalho se expande até ocupar todo o prazo disponível), e a Síndrome do Estudante, que retrata nossa tendência a deixarmos tudo para a última hora. Leia mais em Corrente Crítica.
• Porém, atenção!!! Reduzir prazo SEMPRE implicará em riscos. Faça uma adequada análise dos riscos das medidas de aceleração que você estiver utilizando!

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