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14 pontos para um bom cronograma

Stonner Comente 16.04.18 2353 Vizualizações Imprimir Enviar

14 pontos para um bom cronograma: cronogramas são fundamentais para o gestor, notadamente o gerente de projetos. O cronograma nos permite prever datas e eventos, criar e analisar cenários, definir medidas corretivas, preventivas ou mitigadoras. Pelo fato de os cronogramas serem tão importantes, já publicamos aqui dois artigos: Boas práticas para a elaboração de cronogramas (Parte 1 e Parte 2), disponível também em vídeo, com legendas em Espanhol. Mas, quais são os indicadores (métricas) para a aferição da adequação de um cronograma às boas práticas? É o que veremos neste artigo! Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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14 pontos para um bom cronograma – DCMA

A importância de cronogramas adequados é tão flagrante, que o DCMA (Defense Contract Management Agency), agência reguladora norte americana, publicou uma lista de verificação composta de 14 itens, os quais iremos abordar a seguir.

14 pontos para um bom cronograma – #1: Missing Logic

Em um projeto, a rigor, toda atividade tem que ter uma predecessora e uma sucessora, ainda que sejam o início e o término do projeto. Não pode haver atividades “soltas”. Eventualmente, uma atividade pode ter, ao invés de uma predecessora, uma data marcada “Deve iniciar em…”, como por exemplo, a chegada de um equipamento de um fornecedor. Ainda assim, certamente esta atividade depende de alguma antecessora, tal como “Envio da documentação técnica do projeto”.

O DCMA estabelece que no máximo 5% das atividades de um cronograma podem NÃO ter predecessoras e/ou sucessoras.

14 pontos para um bom cronograma – #2: Leads (negative lags)

A técnica de aceleração de projetos denominada Fast Tracking preconiza a antecipação de atividades, criando uma ligação, por exemplo, Término-Início, com uma latência negativa. No entanto, isto poderia acarretar que a antecessora, se atrasada, “ultrapasse” as datas requeridas para a sucessora, como mostra a figura:

14 pontos para um bom cronograma

14 pontos para um bom cronograma – lag negativo

Esta restrição é das poucas em que o DCMA é radical: 0% das atividades devem ter esta característica. Observem que isto NÃO significa que não se possa praticar o Fast Tracking, porém, que ao fazê-lo, ao invés de criar uma dependência negativa, se subdivida a tarefa antecessora, como ilustra a figura abaixo:

14 pontos para um bom cronograma

14 pontos para um bom cronograma – Fast Tracking com detalhamento de atividade

14 pontos para um bom cronograma – #3: Lags

Os lags são “delays”, atrasos entre o término de uma atividade e o início da seguinte. Por exemplo, ao terminar uma concretagem, não se pode começar de imediato a atividade subsequente. Pois é necessário aguardar a cura do concreto. Portanto, pode ser necessário ou útil a utilização de lags. Porém, por outro lado, o excesso de lags pode prejudicar a análise do cronograma e pode (até deliberadamente, já vi isto ocorrer!!!), para ocultar e desviar o foco do verdadeiro caminho crítico, como mostra a figura a seguir:

14 pontos para um bom cronograma

14 pontos para um bom cronograma – lag mascarando o caminho crítico

Por isto, o DCMA limita os lags ao máximo de 5% do total de atividades.

14 pontos para um bom cronograma – #4: Tipos de relações

Nos velhos tempos em que as redes de precedência eram desenhadas a mão, em papel A0, com atividades nas flechas, só havia a relação Término-Início. A introdução de softwares (MS Project, Primavera, Spider Project) permitiu relação diferentes, tipo Início-Início, Término-Término, Início-Término. Isto facilita a elaboração da rede, porém o DCMA recomenda que no máximo 10% das dependências sejam deste tipo, além de colocar sérias restrições às dependências Início-Término.

14 pontos para um bom cronograma

14 pontos para um bom cronograma – tipos de dependência

14 pontos para um bom cronograma – #5: Hard Constraints (datas fixas)

Podemos utilizar datas para atividades, porém o DCMA recomenda que se busque evitar atividades com datas fixas, tipo “Must start on…”, “Must finish on…”. Preferencialmente, usar algo menos restritivo, tipo “Start no earlier than…”, “Finish no later than…”, mas, ainda assim, limitados a 5% do número total de atividades.

14 pontos para um bom cronograma – #6: Folgas exageradas

O DCMA estipula que as folgas devem ser inferiores a dois meses (44 dias úteis). No máximo, 5% das atividades poderiam ter folgas maiores. Observe que esta é uma limitação para grandes projetos, grandes obras. Obviamente, não se aplica a projetos mais curtos, como projetos de TI, ou paradas de manutenção.

14 pontos para um bom cronograma – #7: Folgas negativas

Eventualmente, uma data de término do projeto, ou uma data fixa para algum evento intermediário, pode acarretar uma folga negativa, quando você coloca os prazos das atividades. Obviamente, isto significa que você NÃO irá cumprir o prazo, portanto não pode haver folgas negativas. Você deve estabelecer um plano de ação para responder a isto, usando técnicas tais como Fast Tracking, Crashing, ou o método da Corrente Crítica.

14 pontos para um bom cronograma – #8: Prazos muito grandes

Muitas vezes vemos um cronograma com ENORMES barras representando atividades. Isto é simplista, e leva a análises equivocadas. O DCMA recomenda que NO MÁXIMO 5% das atividades tenham duração superior a dois meses, ou 44 dias úteis. Obviamente esta duração limite NÃO se refere a projetos mais curtos, como projetos de TI ou paradas de manutenção.

O DCMA não faz referência a durações demasiadamente curtas, mas aqui cabe um comentário de minha experiência pessoal: também não vale colocar tarefas de durações muito curtas. O controle fica difícil, e os erros inerentes às estimativas de prazo de cada tarefa se somam, acarretando ao final grandes erros de avaliação. Pessoalmente, para projetos grandes, uso o limite mínimo de 40 Hh por atividade.

14 pontos para um bom cronograma – #9: Datas inválidas

Isto só ocorre durante a execução, não no planejamento. Ao ser feito o acompanhamento da Obra (e isto é fundamental, leia Planejar não é pilotar o Project), pode acontecer que com a evolução dos serviços alguma atividade tenha ficado com sua data de início ou término atrás da data atual do projeto. Isto exige uma reprogramação, estas atividades devem ser reprogramadas para além da data atual, o que pode acarretar perda de prazo. Mas, não adianta jogar para debaixo do tapete: é necessário encarar, e buscar acelerar o projeto, se possível, usando as técnicas anteriormente mencionadas. O DCMA afirma, corretamente, que NENHUMA atividade pode ter datas inválidas.

14 pontos para um bom cronograma – #10: Recursos

É muito comum vermos cronogramas apenas com prazos. Como são calculados os prazos, se não houver recursos associados às atividades? Os cronogramas devem ser “resource-loaded”, ou seja, carregado de recursos. Eventualmente, algumas tarefas podem não conter recursos, mas são poucas: “Prazo para cotação de um projeto”, “Prazo pra apresentação de recursos”, “Prazo para obter a licença ambiental”.

14 pontos para um bom cronograma – #11: Tarefas atrasadas

São todas as tarefas que deveriam estar concluídas na data atual, porém sofreram atrasos. O DCMA estipula que não mais do que 5% das atividades podem estar atrasadas, ou seja, com suas datas reais de término APÓS as datas previstas.

14 pontos para um bom cronograma – #12: Teste do caminho crítico

Este teste busca verificar a consistência do caminho crítico, se todas as dependências estão corretas. Executa-se o teste identificando o caminho crítico, e propositadamente aumentando radicalmente uma das atividades iniciais do caminho crítico: por exemplo, acrescentando 500 dias a uma atividade inicial do caminho crítico. Se as dependências estiverem corretamente construídas, isto deve corresponder a uma postergação de prazo final de exatos 500 dias. Se isto não ocorrer, há algum erro lógico na construção do caminho crítico.

14 pontos para um bom cronograma – #13: Critical Path Length Index (CPLI)

O projeto começou, você tem a linha de base, e vem fazendo o acompanhamento. Eventualmente você pode estar no prazo, ou atrasado, caso em que você deve buscar técnicas de aceleração de projetos. Porém, teremos êxito em completar no prazo? O CPLI irá nos indicar. Ao fazermos o registro e acompanhamento das atividades, a data de término pode variar em relação à data de término da linha de base. A diferença entre a data de término da linha de base, e a data de término apontada hoje, data de status do projeto, será chamada de folga total do projeto. Esta folga total pode ser positiva, caso estejamos adiantados, ou negativa, caso estejamos atrasados. O CPLI (Critical Path Length Index) é a razão entre a duração total do projeto (caminho crítico) em sua linha de base (CPL – Critical Path Length) mais a Folga Total, sobre a duração total do caminho crítico (CPL). Veja o exemplo:

14 pontos para um bom cronograma

14 pontos para um bom cronograma – CPLI

Se o CPLI>1, a situação é favorável ao cumprimento do prazo. Se CPLI<1, significa que estamos atrasados. O DCMA estabelece que o CPLI NÃO deve ser menor que 0,95 (95%). O entendimento é de que com este valor dificilmente se recuperará o prazo.

14 pontos para um bom cronograma – #14: Baseline Execution Index (BEI)

É um pouco parecido com o anterior. É a razão entre o número de atividades que completadas até a data de status, e o número de atividades que deveriam estar completadas até esta data, segundo a linha de base. Se BEI>1, significa que executamos MAIS atividades do que previa a linha de base, o que é bom. Se BEI<1, significa que executamos MENOS atividades do que deveríamos ter executado, o que é ruim. O DCMA estimula que o BEI deve ser superior a 95%.

Toda semana publicamos um artigo no Blogtek, em Português e Espanhol, sobre tópicos de Liderança e Gestão, Gerenciamento de Projetos, Gestão da Manutenção. Também todas as semanas publicamos um vídeo, em Português, com legendas em Espanhol (youtube.com/c/Blogtek). Para manter-se informado sobre os próximos artigos, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERC

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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