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Planejamento super detalhado – mais é melhor????

Stonner 16 Comentários 04.12.14 3450 Vizualizações Imprimir Enviar

Planejamento super detalhado – mais é melhor??? Temos publicado aqui no Blogtek diversos artigos sobre planejamento – Planejamento em Ondas, Planejamento e programação, Cronograma de Marcos, Planejar NÃO é pilotar o Project – e continuamos percebendo que em megaprojetos há um ENORME número de projetos concluídos com atraso.  Hoje faremos uma leitura comentada de um artigo de um renomado Gerente de Projetos, agregando nossa própria experiência. Para ser sempre informado dos novos artigos do Blogtek, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Planejamento super detalhado – contextualização

Recentemente me foi encaminhada uma série de artigos sobre Project Delays, publicada na Hydrocarbon Processing. Quem me enviou foi o colega da RPBC, Palfi, que muito me honra com sua leitura do Blogtek.

Os artigos foram publicados nos exemplares de Abril, Maio e Junho de 2014, pelo engenheiro J. Corrales-Perez, da empresa espanhola Tecnicas Reunidas, a qual está atualmente gerenciando o projeto de expansão da refinaria de Talara, no Norte de Peru, refinaria a qual tive oportunidade de conhecer, ministrando um curso de Gestão da Manutenção, em minhas férias de 2006.

Cumpre destacar aqui que respeito sobremaneira a questão dos direitos autorais, portanto NÃO se trata de uma reprodução do artigo, mas de agregar comentários de experiência pessoal aos aspectos relatados pelo autor. Este artigo foi submetido à sua aprovação, antes da publicação.

Planejamento super detalhado – evolução

Corrales-Perez, em um item que denomina “The oversized PERT trap” (tradução livre: A armadilha do PERT superdimensionado), resgata do passado a época em que as redes de precedência eram construídas manualmente, ainda no modelo Americano “AOA” (Activity on Arrow – atividade na seta, leia mais em Diagrama de Precedência- para que serve?). Os diagramas de precedência (muitos chamam de rede PERT, que não é o termo exato) eram cuidadosamente desenhados usando o gabarito de círculos, em papel A0, e por isso mesmo não se detalhava demasiadamente as atividades. Inexistiam os softwares de planejamento – na REDUC, usávamos o PCDR (Programa de Controle e Duração de Recursos), desenvolvido internamente pelo Técnico de Manutenção Humberto e pelo Engenheiro Luiz Cézar, onde os dados eram introduzidos por uma interface nada amigável, em terminais, para serem rodados em um mainframe, cujos resultados só obtínhamos no dia seguinte.

Desta forma, a construção do diagrama de precedência era feita em equipe, com participação de especialistas, dos gerentes, portanto todos tinham um bom conhecimento do Planejamento.

Planejamento super detalhado – status atual

Com a facilidade obtida através dos softwares de planejamento disponíveis (tais como MS-Project, Primavera, Spider Project, entre centenas), as atividades podem ser desdobradas em detalhes; Corrales-Perez menciona que o número de atividades chega facilmente a 5.000, eu acrescento que já vi projetos com mais de 100.000 atividades.

Com este número de atividades, evidentemente não há participação dos especialistas e dos gerentes de projeto, o que prejudica uma análise crítica e contribuições daqueles que tem experiência nas atividades que estão sendo planejadas.

Além da enorme quantidade de tarefas, o próprio software inibe a participação dos especialistas e gerentes; enquanto alguns softwares ainda são de mais fácil acesso e domínio (MS-Project, Spider Project), aquele mais utilizado atualmente em Obras de grande porte (Primavera) normalmente tem acesso e aprendizado mais difícil e demorado, criando entre o analista e a obra mais uma interface: o operador do software.

Desta forma, o super detalhamento do planejamento, ao invés de enriquecer o planejamento, o deteriora.

Claro que não estou advogando de um “barrão” para representar a atividade de montar um trecho de tubulação de 200 toneladas, porém não há necessidade de descer ao nível de cada bisel, de cada solda.

Qual o ponto ideal? Não há uma fórmula mágica. Depende das características de cada projeto: em uma parada de manutenção, com duração típica de 30 a 40 dias, trabalhos em regime de 24 h/dia, minha experiência mostra que podemos chegar a detalhar atividades em períodos de 2 horas; em uma montagem de uma nova planta de processo, a qual dura mais de um ano, não há sentido em ir a este nível, as atividades podem ser visualizadas em semanas, ou eventualmente dias. Vale o ditado latino “Virtus in medium est” (A virtude está no meio), ou seja, nem tão detalhado que se perca no controle, nem tão resumido que não se consiga individualizar as principais tarefas.

Um outro problema do excessivo detalhamento é que toda estimativa (de prazo, de recursos, de custos) tem erros inerentes, e criar demasiadas sub-tarefas pode propiciar a propagação de erros…

Por final, Corrales-Perez menciona um aforisma de Peter Drucker: “Aqueles que querem controlar TUDO, não conseguirão controlar NADA.”

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  • detalhamento e microdetalhamento
  • nao basta parecer tem que ser ponto de equilobrio
  • plano de negocios
  • tecnicas reunidas na refinaria de talara

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

DEIXE O SEU COMENTÁRIO

  • Stonner tenho acompanhado seu magnífico trabalho que muito nos ajuda, e por isso sou grato.
    Fiquei feliz ao esta matéria, pois o ponto de equilíbrio do planejar se perde quando se faz um detalhamento excessivo da rede.
    Tenho visto isto acontecer rotineiramente e sempre defendo o detalhamento de uma rede com atividades gerenciáveis, ficando para os controles o maior detalhamento a níveis de peças onde podemos ainda controlar fases.

    Abraços.

  • Olá, Joacyr, bom ter contato com você de novo. Sei que você, com toda sua enorme experiência, já se deparou com este problema inúmeras vezes!!!!

  • Moschin, John

    Caro Stonner, amigos

    Se não detalhar, fica difícil o gerenciamento e a programação. Se detalhar demais, pode-se incorrer na Síndrome da Multitarefa nociva.
    O grande problema que ocorre nos dias atuais, devido a facilidades disponibilizadas pelo programas dedicados, como o Primavera, MS-Project, informatiza-se os caos.
    Fazer planejamento vai muito além se sentar na frente do computador, no modo stand alone.
    Li uma vez em um artigo e reescrevo aqui. Um bom planejamento começa com um lápis nr. 2.
    abs

  • Pleno acordo, Moschin!!!!

  • Charles

    Detalhar o que podemos gerenciar – em projetos de Paradas para Manutenção, acho que um planejador pode gerenciar até 50 atividades por dia e quanto mais detalhado o projeto melhor o fator de utilização que deve ficar em torno de 75% (relação entre o Hh calculado e o nivelado)

  • Ricardo

    Bom dia Pessoal,
    Concordo plenamente com o artigo, já fui adepto do microdetalhamento quando era programador,o que descobri com o tempo e a experiencia é que precisamos fazer distinção quanto ao ambito em que se está planejando, ou seja para quem serve o planejamento que estamos produzindo? Para a Diretoria, para a gerencia para o pessoal de campo?
    Para a diretoria não faz sentido analisar “a execução do bisel” as diretorias analisam pacotes de trabalho até os níveis 3 a 4, gerentes estão mais próximos das atividades fim e analisam mais a fundo, mas o micro detalhamento serve para quem esta no campo, gerenciando folhas tarefas diretamente com a equipe que executa os serviços.
    Resumindo quando pensamos no planejamento devemos pensar a quem servirá o report e gerar o report de acordo com a parte interessada, se necessário for microdetalhar assim seja feito, caso necessário extrair do cronograma reportes diferenciados para cada parte interessada irá gerar melhores resultados, inclusive a rede de precedências será muito mais assertiva, pois quem nunca teve de explicar o porque de tarefas muitas vezes insignificantes estão fazendo parte do caminho crítico sabe do que estou falando. “muitas vezes não basta ser honesto, tem que se parecer honesto” ou seja as vezes não basta estar correto tem que parecer correto também.
    espero ter contribuido com o assunto

    Abraço a todos os colegas

  • Paulo Roberto Cid Loureiro

    Grande Mestre Stonner,

    Uma vez um aluno me perguntou como começava a planejar, qual a primeira coisa que deveria definir. Minha resposta foi: O Controle!!
    Temos sempre que lembrar que o planejamento não é feito apenas para ter um bonito gráfico de barras para colar na parede. Temos que fazer o planejamento de forma que podemos controla-lo e ao definir o que e como queremos controlar, iremos realizar um planejamento eficiente.

    Com relação à utilização das ferramentas, permita-me discordar. As ferramentas não alteraram a forma de fazer planejamento, apenas automatizaram. Não acredito que seja a grande quantidade de atividades ou o aprendizado que esteja inibindo a participação de especialistas e gerentes. Vejo uma resitência em alguns em aprender a utilizar uma nova ferramenta e vejo também dificuldades impostas por alguns operadores de software para manter seus empregos.

    Abraços,

    Paulo Cid

  • Arthur Azevedo

    Stonner, excelente artigo!

    Realmente existe muitos equívocos quanto ao desdobramento de atividades.
    Gostaria de contribuir, que, o planejamento tem que ser dimensionado de tal forma que facilite a ação de todos os envolvidos!

    Abraço!

  • Obrigado, Arthur!!! Sim, com certeza, o Planejamento deve e TEM que ser um elemento facilitador, e não complicador!!!

  • Concordo com você, Paulo Cid, o planejamento é para controlar. Escrevi aqui uma vez um artigo “Planejar não é pilotar o Project” (http://blogtek.com.br/planejar-nao-e-pilotar-o-project/).
    Mas discordo, na prática, no que se refere à utilização das ferramentas. Há um certo exagero no detalhamento das tarefas, dada a facilidade que se tem pra fazê-lo, e isto tem gerado cronogramas demasiadamente pesados..por exemplo, com 160.000 linhas…

  • Obrigado, Ricardo, pela valiosa contribuição!!!

  • As palavras mágicas, Charles… o que podemos gerenciar…se não podemos gerenciar, não adianta ir ao nível de detalhe!

  • Taboada

    Pessoalmente sempre uso o conceito do Paulo Cid, planejar sabendo o que o como controlar. É nesse ponto que o mestre Stonner esta coberto de razão…qual o ponto ideal de detalhamento, e do controle?
    Ao meu ver o bom senso em função de prazos envolvidos, quantidades a serem trabalhadas ( no caso de montagens industriais), qualidade requerida, entre segurança, administração, etc.
    O planejamento e o controle devem oferecer aos gestores condições rápidas de visualizações de situações adversas ou não, dando condições de análise do tipo “por quês” e “dai” para uma decisão pontual.
    A ação em si, talvez para ser tomada poderá até chegar ao detalhe “do bisel” da tubulação.

  • Eduardo

    Prezados,

    apenas para contribuição, falamos algumas vezes microplanejamento, planejamento de curtíssimo prazo, menor que uma semana, e etc. Gostaria de pegar uma carona conceitual com algumas pessoas mais experientes que eu onde me ensinaram através de livros e práticas de referência a diferenciar de maneira categórica o planejamento da programação. Planejamento , intenção, programação ( esta geralmente realizada fora dos grandes softwares ), direcionamento para a execução com TODOS os recursos disponíveis e com TODAS as interfaces resolvidas, então somenmte após poderíamos programar . Stonner gostaria que desenvolvesse algo neste sentido esclarecendo-nos e até falando de melhores práticas mundiais, pois entendo que temos bons planejadores em nossas obras mas mal programadores . trabalhamos mal com a disposição de recursos existentes e com as interfaces impeditivas para a execução dos serviços. Espero não ter escrito muita besteira e contribuído com a troca de (minha pouca) experiência

  • Olá, Eduardo, muito bem colocado. Já tive oportunidade de postar um artigo aqui no Blogtek sobre “Planejamento e Programação”: http://blogtek.com.br/planejamento-e-programacao/

  • Pingback: blogtek.com.brWorkface Planning - um novo conceito - blogtek.com.br()

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