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O Jogo de Planilha – o que isto significa?

Stonner 18 Comentários 24.02.13 10011 Vizualizações Imprimir Enviar

Os contratos de prestação de serviços podem ser de preço global, por preços unitários, ou por administração (contratos de homens-hora). Há algumas variantes, e isto será abordado futuramente em um post específico. Vamos aqui abordar um problema frequente, que é o Jogo de Planilha.

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Contrato por preços unitários:

De maneira geral, os contratos por preço global são aqueles em que o serviço objeto da contratação é remunerado como um todo, por uma quantia fixa, definida na licitação. Evidentemente, se o escopo do contrato sofrer alterações, o preço terá que ser negociado, e como você já tem um contrato em andamento, esta negociação é difícil.

O contrato por administração se caracteriza por sua enorme flexibilidade. Vocês está contratando um efetivo, o qual poderá exercer quaisquer atividades inerentes às suas funções, porque você está pagando os homens-hora utilizados. Evidentemente, você arcará pelo ônus de zelar pela produtividade do pessoal contratado. Você não pagaria uma diária a um pedreiro para reformar sua casa, se não puder acompanhar os serviços, certo?

No meio termo entre a rigidez quase absoluta do Preço Global, e da flexibilidade quase irrestrita do contrato por Administração, encontra-se o Contrato por Preços Unitários, onde o serviço é definido em termos de unidades mensuráveis, tais como m, tais como m³ de escavação ou aterro, quantidade de válvulas de determinado tamanho a serem montadas ou substituídas, m² de pintura, metros lineares de solda, etc. As quantidades de execução de cada item são estimadas, as licitantes propõem preços para cada um dos itens, e o preço total, válido para definir a vencedora da licitação, é o somatório das quantidades estimadas pra cada item vezes o preço proposto para o respectivo item.

Como as quantidades são estimadas, pode haver variações nas quantidades executadas, dentro de certos limites (tipicamente +/- 25%). Excelente, não?

O Jogo de Planilha:

Excelente? Mais ou menos… A aparente facilidade em estimar as quantidades leva a equipe contratante muitas vezes negligenciar o rigor na estimativa das quantidades, e isto pode ensejar o chamado Jogo de Planilha.

Precisamos ter em mente que para a Contratante normalmente contratar não é a atividade-fim, é uma atividade requerida pela Produção, pela Operação, pela Organização, para ter uma nova unidade de produção, uma nova planta fabril, ou para fazer a manutenção em uma unidade ou sistema.

Por outro lado, para o Prestador de Serviços, ganhar e executar contratos é a sua atividade-fim, à qual dedica tempo e recursos para obter os melhores preços para vencer as licitações, e as melhores condições para obter retorno financeiro.

O Conceito de Jogo de Planilha:

É neste contexto que surge o conceito do Jogo de Planilha. Enquanto a equipe contratante estima, muitas vezes sem maiores cuidados, as quantidades para cada item, a equipe orçamentista licitante dedica uma análise profunda a esta quantidades estimadas.

E, nesta análise, a equipe orçamentista licitante pode detectar alguns erros nas estimativas, e usá-los a seu favor.

A título de exemplo, imagine um contrato de serviços de manutenção em tubulações. Estes contratos normalmente são por preços unitários, pois é muito difícil estimar a quantidade de cada item. São contratos com uma planilha de preços muito extensa, mas vamos destacar aqui dois serviços apenas, o reengaxetamento de válvulas de 2”, e a substituição de válvulas de 18”.

A Contratante estimou, ao longo da vigência do contrato, cerca de 400 engaxetamentos de válvulas de 2”, e 20 substituições de válvulas de 18”, conforme mostra a tabela abaixo:

Jogo de Planilha 0

A Licitante B, seja por conhecer melhor os serviços, seja por ter dedicado mais tempo e recursos à análise dos itens da planilha, percebe que na realidade o item engaxetamento será feito em uma quantidade muito superior à estimada, enquanto a substituição de válvulas de 18”, serviço mais complicado e difícil, foi superestimado. Na realidade, ocorrerão muito menos destes serviços.

Então, como estratégia para vencer a licitação, a Licitante B aumenta o preço que cobrará pelo engaxetamento de válvulas de 2”, e diminui o valor da substituição de válvulas de 18” (pode até ter “prejuízo” neste item, se considerado apenas isoladamente). Enquanto isto, a licitante A, talvez sem conhecimento destas especificidades, faz seu orçamento cotando cada item de forma coerente com a carga de trabalho nele envolvida.

Vemos a seguir que a licitante B foi a vencedora do Certame.

Jogo de Planilha 1

No entanto, caso se verifiquem efetivamente desvios substanciais nas quantidades estimadas, podemos ter o resultado ilustrado a seguir, onde vemos que, no final das contas, o preço pago pelos serviços com a licitante B, vencedora da licitação, foi maior do que se tivéssemos executado os serviços com a licitante A.

Jogo de Planilha 2

E quem foi o vilão? A má estimativa das quantidades a serem realizadas.

O que fazer pra minimizar os impactos negativos do Jogo de Planilha?

O primeiro cuidado é, obviamente, avaliar adequadamente os quantitativos estimados. Porém, há outros cuidados que podem ser tomados, a posteriori. Há que se analisar exaustivamente os preços ofertados para cada item. Há preços que estarão coerentes com nosso orçamento, outros que estarão diferentes, mas a contratada poderá nos convencer de que efetivamente seu preço está correto e coerente, então serão aceitos.

Haverá preços que estarão bastante acima da estimativa da Contratante. No entanto, estes preços podem ser aceitos, posto que o que prevalece é o Menor Preço Total. No entanto, cabe à Contratante fazer esta análise, e na execução destes itens ater-se às quantidades previstas. Quantidades acima das previstas só devem ser executadas após negociação de preços!!

Há diversos pareceres e súmulas do TCU, regendo o assunto. Destaco a seguir um destes, reproduzido em:

http://www.conteudojuridico.com.br/artigo,a-obrigatoriedade-na-estipulacao-de-criterios-de-aceitabilidade-de-precos-unitarios-em-instrumentos-convocator,35870.html

…Assim, mesmo que o critério de julgamento seja o “menor preço” global, a análise dos valores unitários que compõem cada proposta é recomendada de modo a evitar a contratação de uma empresa que tenha apresentado uma proposta global exequível, porém, com preços unitários inexequíveis ou excessivos. A inclusão da referida planilha em edital, mesmo que estimada, terá o condão de orientar os licitantes a não incidirem nestas irregularidades que prejudicarão suas propostas.

…se qualquer sobrepreço em custos unitários autorizasse a desclassificação das propostas, seria difícil para a Administração contratar obras de grande porte, formadas pela execução de numerosos serviços. É tendo por bases esses casos, os de discrepância razoável em custos unitários, que a Lei nº 8.666/93, por meio dos artigos que citei, não estabelece a obrigatoriedade de desclassificação em virtude de custos unitários.

Ou seja, mesmo que haja itens com preço excessivo, isoladamente, estes preços não invalidam a vencedora do certame, que apresentou menor preço total. Cabe ao gestor do contrato atentar para cumprir RIGOROSAMENTE as quantidades estimadas, e caso seja necessária uma realização a maior, renegociar estes preços unitários.

Estes são, portanto os cuidados que qualquer gestor de contratos, seja na esfera pública, estatal ou privada, deve ter em mente para melhor gerir seus contratos.

Proximamente, veremos em outro post um conceito menos conhecido, que é o “Jogo de Planilha reverso”.

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

DEIXE O SEU COMENTÁRIO

  • Como vai Stonner? A nossa empresa teve um contrato de grande porte com a Petrobrás tipo empreitada de Preços Unitários, especificado na primeira página. A PPU indicava unidade mês, com quantidade prevista total de 24 meses, com preço em reais do valor por mês (fixo na planilha) para execução de uma série de serviços com uso de mão-de-obra de serviços normais (item 1), veículos (item 2) e Horas extras aprovadas solicitadas pela Petrobras.

    Por engano durante os 24 meses a Petrobras mediu o item 1 em homens-horas, com base em um anexo que indicava francionamento de serviços para medir o item 1. Mas sem considerar o fracionamento de serviços e sim os hh´s efetivamente trabalhados em cima da planilha de orçamento para gerar os valores do contrato.

    O item de hora extra foi pago corretamente, bem como o de veículos. Mas o item principal do serviço (item 1) não foi respeitado a medição por fracionamento de serviços a mais ou a menos. Só tivemos serviços a mais.

    Você conhece um contrato desse tipo? Lembrar que esse contrato foi de 2005 a 2007. Foi na época em que a Petrobras não queria colocar mais contratos por hh´s e criou esse tipo.

    Sei que você ainda é da Petrobras. Mas o que você acha desse tipo de contrato com base em Planilhas de Preços Unitários, mas que no fundo foi medido por tipo de administração? Isso nos causou uma grande perda de receita porque usávamos menos pessoas para fazer os serviços indicados no contrato buscando produtividade e isso acabou gerando menos receita.

    Um grande abraço. William Dantas

  • Juliano

    Ótimo post Stonner, muito didático e acertivo. Realmente é uma prática muito utilizada e difícil de ser combatida uma vvez que, como você mesmo bem citou, a estimativa de quantitativos não é a atividade fim de quem a faz e por vezes esta acaba mesmo não obtendo a precisão que se dejaria. Outro fato, como também citato por ti, é que mesmo detectado o jogo de planilha a própria lei amarra as mão dos gestores restando-lhes austeridade em cumprir o que foi préviamente estimado.
    Meus parabéns.

  • Obrigado, Juliano! Muitas vezes enveredamos pelo Contrato de Preços Unitários para não termos que nos preocupar com estimativas corretas, mas podemos pagar o preço por não estimar corretamente.

  • Caro Dantas, não consegui visualizar bem o tipo de contrato, por isso pode ser que minha resposta não seja a mais correta. Pelo que depreendi, tratava-se de um contrato na realidade por administração, em que são remunerados Homens-Hora. Eu teria que conhecer com mais detalhes a especificação dos serviços do item 1, para melhor emitir um juízo de valor.

  • Obrigado Stonner, O assunto é complexo. Até gostaria do seu comentário, mas compreendo que vc sendo da BR não seria adequado comentar.Na realidade já processamos a BR com Mais de 5 mil folhas de docs de evidencias de. Errors da BR. Te enviarei alguns docs para conhecimento ilustrativo mas nÃo precisa comentar. Só para ver essa questão importante que vc citou no excelente artigo. Um abraço

  • Paulo Cesar – PC

    Caro Stonner
    Parabéns pela postagem deo assunto que, para nós que lidamos com contratos, nos é muito valioso e espero contar neste espaço, por mais assuntos como este.
    Espero que Vc se lembre de mim, pois já fui seu aluno desde a época do Miguel Couto Bahiense (já faz tempo…), e nos encontramos em um curso que frequentei no Rio.
    Espero contar com mais artigos como este, principalmente sobre contratos e custos de manutenção.
    Grande Abraço

  • Muito obrigado, PC! Mais uma vez, nos encontrando..é um prazer! Tenho muiutos assuntos sobre contratos já engatilhados, e de forma geral na área de Gestão de Projetos e Manutenção. Conto com suas visitas e feedback!!!

  • Isnaldo Francisco

    Parabéns. Didático e esclarecedor sobre o que é jogo de planilha. Com relação as causas de existir esse fenômeno, teria que ser um outro artigo só para o tema. Ser ou não ser a atividade-fim é apenas uma delas. O contrato de preço unitário é utilizado mesmo para isso: o escopo não é totalmente definido. Ou seja, variações são esperadas. Paretto 20/80 identificando os itens de maior custo e avaliação de risco são exemplos de outras ações prévias à contratação que podem ser realizadas.

  • antonio magalhaes

    Caro Stonner
    Acabei de aceitar seu convite no linkedin , e pesquisando seus artigos vi casos vmuito interessantes que relembram minha história profissional.. já atuem como contratante e como contratado, e conheço bem cada, ou p”enso que conheço bem” ambos os lados. Sou engenheiro civil e de petróleo, CEP83.
    Você relata em seus artigos com muita exatidão e didática….parabéns!

  • Obrigado, Antonio, pelo incentivo. Conto com suas visitas!

  • Oedes Onesko

    Bom dia Sr Stonner

    Como eu-lhe comentei eu vim indicado pelo Diretor da Refinaria de Araucária-Pr.

    La eu atendia a empresa CCPR-Camargo Correia, fechemos um contrato de R$ 4.300,000 (Quatro Milhões e trezentos mil reais) para serviço de Hospedagem período 2009 a 2012 (4)anos, mas infelizmente peguei um amigo de sócio sem nenhum contrato, só verbal, e perose motivo perdi tudo.
    agora estamos aventurando aqui em Rosário/Bacabeira-ma na esperança destas refinaria Premium l.teve período que quase desistimos por causa dos comentários negativos, chequemos até fechar um pequeno contrato com a GSF, período seis (6)meses.mas com este termino do contrato da terraplanagem chequemos a pensar que estava tudo acabado.

    Mas pelo acompanhamento do sai-te da Petrobras e do seu Blog, já nós deu mais uma esperança para continuar aguardando, inclusive já fizemos alguns investimentos em terrenos aqui em Bacabeira.
    Aguardando novamente o inicio da construção civil e montagem para nós começarmos tudo de novo.

  • Angela Sampaio

    Excelente artigo, principalmente para os que vivem essa rotina diária e precisam de “ferramentas de auxílio” para a tomada de decisão, que sempre recai para quem solicita a contratação dos serviços, ou seja, a fiscalização. Parabéns!

  • O contrato GSF terminou, mas outros virão, ainda maiores. Sucesso!

  • Angela, muito obrigado pelo estímulo. Coincidentemente, hoje recebi uma colaboração do colega Luiz Estima, sobre orçamentação e gestão, a qual breve será publicada, bem como também estou preparando um novo artigo sobre Jogo de Planilha. Cadastre-se no Blogtek, que você será sempre informada das atualizações!

  • Pingback: Contratos – Regimes de Contratação blogtek.com.br | blogtek.com.br()

  • Laertes

    Boa tarde Stonner,
    Ótimo assunto, me lembrei de algumas concorrências que resultaram em contratos em que usamos estes artifícios, e ate gostoso lembrar de licitantes negligentes e concorrentes desatentos.
    Sds,
    Laertes

  • Ronildo Júnior

    Caro Stonner, boa noite

    Tendo em vista que a planilha orçamentária elaborada como estimativa pelo órgão público tratar-se de uma peça técnica sendo a ela vinculada uma ART, até onde o profissional que elabora a planilha (servidor engenheiro do órgão) pode ser responsabilizado por falhas grosseiras no levantamento dos quantitativos nos itens?
    Tenho em mente que essa responsabilização a rigor é a melhor forma de evitar contratações “as pressas” onde serviços e quantitativos são levantados de forma negligente (sem o cuidado necessário).

  • Ronildo, muitas vezes os dados fornecidos ao responsável pela elaboração do orçamento (servidor do órgão) são deliberadamente vagos, para que a margem de incerteza seja grande…

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