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MS-Project – Dicas e Pegadinhas (Tips & Tricks)

Stonner 83 Comentários 28.04.13 29673 Vizualizações Imprimir Enviar

Structure Of Process Plant by supakitmodO MS-Project é sem dúvida o software mais popular para gerenciamento de projetos. Porém, ouso afirmar que 90% dos usuários não usam sequer 10% dos recursos que o MS-Project possui. Por, isso publico aqui algumas dicas e pegadinhas do MS-Project.

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Duração contínua no MS-Project

Ao abrir um novo projeto no MS- Project, a duração das atividades é inserida em unidades de tempo estipuladas como padrão em Semanas, mas que pode ser modificado pelo usuário para Minutos, Horas, Dias, Semanas, ou Meses. É só clicar em Ferramentas, Opções, na aba Cronograma,  que surgirá a janela que vemos a seguir, onde o usuário faz a sua opção em A duração é inserida em:, conforme a escala de tempo de seu projeto. Importante notar que mesmo que escolha Dias como padrão, se quiser colocar alguma duração em Semanas, é só digitar 3 sem, que o Project aceita.

 Proj01 - opções

No entanto, independente da unidade de tempo escolhida, muitas vezes o usuário quer colocar uma atividade em duração contínua (por exemplo, 30 dias corridos). Há como criar um calendário especial de regime 24h/dia, 7 dias/semana, e atribuí-lo à tarefa, porém esta NÃO é a melhor maneira. Para inserir 30 dias corridos, basta digitar 30 dd (corresponde a 30 dias decorridos, esta é uma tradução inadequada, como muitas outras no Project, o mais lógico seria 30 dias CORRIDOS), ou, se estiver utilizando a versão em Inglês, 30 ed (30 elapsed days). De uma maneira geral, para transformar uma unidade de tempo em unidade contínua, basta colocar d após a abreviatura da unidade de tempo, por exemplo, hd, dd ou ainda sd, e em Inglês, antecipar a abreviatura da unidade de tempo por e, tal como eh, ed ou ew.

Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Atribuição de recursos no MS-Project

Em muitos projetos, queremos definir que, por exemplo, Carlos dedique 30% de seu tempo a uma atividade e 40% de seu tempo a uma outra atividade. Este é o padrão com que o Project trabalha, por isso sua forma de atribuição de recursos é na forma de porcentagem. Porém, em muitas fases do Projeto, não há pessoas específicas, porém funções. Imagine que para uma determinada atividade técnica desejemos atribuir 5 projetistas. Na forma de porcentagem, teríamos que atribuir 500% de Projetistas, o que não é uma forma usual de se referir a quantidades. Neste caso, seria melhor usar a forma decimal, 5 Projetistas. Se esta situação é frequente (e geralmente é), podemos modificar o Padrão, mais uma vez acessando o menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e em Mostrar unidades de atribuição como:, escolher Porcentagem ou Decimal, como vemos a seguir:

Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

Atividades controladas pelo Empenho no MS-Project

Se uma atividade leva 12 horas para ser feita com duas pessoas, isto perfaz 24 homens-hora, portanto se alocarmos três pessoas, esta atividade será executada em 8 horas, certo? Nem sempre!!! Por exemplo esta atividade pode estar sendo realizada por uma dupla de mecânico + eletricista, talvez acrescentar apenas um elemento não adiante, talvez fosse necessário acrescentar mais uma dupla. Outro contra-exemplo: se em uma atividade dobrarmos o efetivo de 20 pessoas para 40 pessoas, o local pode não suportar, ou então, a dispersão das pessoas tende a aumentar, portanto pode ser que a duração não se reduza à metade! Outro exemplo, mencionado no Post Nivelamento de recursos: 20 montadores de andaime podem montar um andaime de grande altura em 10 horas (200 homens-hora), mas dois não o farão em 100 horas!

Porém o Project trabalha com o conceito de que as atividades são controladas pelo empenho, ou seja, uma vez estimada a duração e atribuídos os recursos, é calculado o Trabalho (homens-hora), e este é considerado fixo, portanto novos recursos atribuídos irão alterar a duração de forma MATEMÁTICA: Trabalho = Duração x Unidades (recursos). Além dos comentários do parágrafo anterior, há também a possibilidade de termos esquecido de associar algum recurso, e a correção leva uma tremenda confusão às durações. Imaginemos que estimamos a duração da atividade de Construção de pré-moldados a duração de 6 dias, com os recursos de 4 pedreiros, 2 armadores e 4 ajudantes, como vemos a seguir:

Construção de pré-moldados

Construção de pré-moldados

Porém, nos esquecemos de alocar 2 carpinteiros, para a construção das fôrmas! Adicioná-los não deveria modificar a duração, pois apenas esqueci de alocá-los na tarefa, independente da sua duração. No entanto, ao adicioná-los, veja o que ocorre:

Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros
Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros

Todos aqueles que trabalham com o Project já devem ter passado por esta situação! Como evitá-la? Podemos antes de modificar a tarefa, desmarcar a opção Controlada pelo Empenho, porém, se não quisermos ter este problema, ao abrir um novo arquivo no Project, mais uma vez, basta irmos ao menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e desmarcar a opção As novas tarefas são controladas pelo empenho. Se quisermos que esta nossa opção seja válida não apenas neste projeto, mas seja um padrão em seus projetos, basta Definir como padrão:

 

Desabilitando a opção "Controlada pelo Empenho"

Desabilitando a opção “Controlada pelo Empenho”

Criando dependências parciais no MS-Project

O padrão ao criarmos dependências é criá-las no modo Término-Início, ou seja, quando termina uma atividade, inicia-se a atividade sucessora. Podemos entretanto criar outros modos de dependência, tais como Início-Início, Término-Término, ou Início-Término. Além disto, podemos inserir uma defasagem (o Project chama de Latência, o que é uma tradução horrorosa e fora do contexto) de prazo entre as atividades.

Imaginemos que temos uma sequência de duas atividades, Montagem do Canteiro, prevista para 8 dias, e Construção dos spools, prevista para 12 dias (spools são trechos de tubulação, usualmente fabricados em oficinas ou pipe-shops, e levados para montagem no campo).  A Construção dos spools evidentemente é sucessora da Montagem do Canteiro. Porém, uma análise do Planejamento percebe que para dar início à Construção dos spools não é necessário que todo o canteiro esteja concluído. Estando pronto os pipe-shops e vestiários, com energia, evidentemente, pode-se iniciar a Construção dos spools, ainda que esteja em andamento a montagem dos escritórios e respectivo mobiliário, TIC, etc. Podemos detalhar mais a Montagem do Canteiro, ou então, admitir que quando a Montagem do canteiro estiver pela metade, podemos iniciar a Construção dos spools. Veja o vídeo!

 

Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Porém, se em decorrência de chuvas ou outros imprevistos, a Montagem do canteiro atrasar? Quatro dias de defasagem podem não ser suficientes! Então, neste caso, podemos criar uma defasagem em termos de PORCENTAGEM de prazo, por exemplo, 50%:

 

Dependência parcial usando Porcentagem de prazo
Dependência parcial usando Porcentagem de prazo

Um outro exemplo: Após a Concretagem da Base, devemos aguardar a cura do concreto (admitamos 48 horas) para Colocar o motor na base. Para tanto, podemos usar o conceito de dependência parcial, porém veja o que ocorre quando lançamos 48 horas de defasagem:

 

Defasagem de 48h ??????

Defasagem de 48h ??????

O que aconteceu foi que o Project entende 48 horas como horas úteis, portanto sendo 8h/dia, teremos 6 dias de defasagem, e ainda temos dois fins de semana neste prazo!!! Então, nestas circunstâncias, vamos utilizar o conceito de horas corridas (veja o primeiro assunto deste artigo), ou seja 48 hd. Agora sim:

 

Defasagem de 48 horas CONTÍNUAS (corridas)

Defasagem de 48 horas CONTÍNUAS (corridas)

Na realidade, as 48 horas se encerram de Sábado para Domingo. Como a atividade “Colocar o motor na base” está programada em dias úteis, ele se iniciará na Segunda-feira. Se quisermos que esta atividade se inicie logo após as 48 de cura, independente se é dia útil ou não, devemos programar esta atividade para dias não úteis também (por exemplo, usando dd, ou um calendário que inclua dias não úteis)

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

DEIXE O SEU COMENTÁRIO

  • Angela Sampaio

    Muito bom! Parabéns de novo Stonner.

  • Obrigado, Ângela, pelo incentivo!

  • Odair

    Gostei da dica dos dias corridos, parabéns pela apresentação.

  • Obrigado, Odair, darei continuidade à série Dicas e Pegadinhas do MS-Project!

  • Takeo Chikushi

    Belas dicas.

    Vale lembrar também que o uso de “Latência” é bastante perigoso, pois a primeira coisa que as pessoas fazem quando o cronograma começa a apertar é diminuir este tempo de “Latência” entre as atividades,pois consideram estas como Folgas. Mas esta “Latência” não é Folga!!
    E estas latências na maioria dos casos são “atividades ocultas”

    Por isso o ideal é adicionar atividades no lugar destas latências. Por exemplo, no lugar de colocarmos esta latência de 48h de cura, colocaríamos uma atividade chamada “Período de Cura”, e colocamos a duração dela como 48h, com isto qualquer outra pessoa que visse o cronograma depois, entenderia o porque destas 48h.

  • Wanderson

    Excelente publicação, e sempre bom relermos para não esquecer os conceitos básicos.

  • Muito obrigado, Wanderson!

  • Obrigado, Takeo, concordo: Latência NÃO é folga!!! Agora, deixar de usar o recurso e colocar mais “tarefas” no cronograma, quando a rigor não há necessidade, é uma pena….

  • Vanessa Magela

    Dicas são sempre bem vindas !

    Obrigada !

  • Valeu, Vanessa!!!

  • carlos ulisses

    Muito bom Stonner, mas estou precisando de uma reciclagem onde encontro um curso avançado de MS Project

  • JOÃO CARLOS

    Muito boa as dicas parabéns, na Petrobras no setor que eu trabalho infelizmente quase não se usa o Project mas é bom analisar as dicas e manter as informações atualizadas.

  • Fernando

    Olá, Bom dia

    Sou técnico em gestão da produção no pará atuo no PCP,

    Em meus planejamentos ocoorem atrasos constantes devido problemas com fornecedores, quando existe algun atraso ou parada no processo adiciono no cronograma a latencia de 1 dia ou mais dependendo do problema.

    Esta correta a utilização?

  • Carlos, vou buscar algum que possa recomendar. Como estou afastado dos grandes centros, vou pesquisar. Em qual cidade?

  • O Primavera vem sendo bastante utilizado, mas minha restrição ao Primavera é que ele não é muito amigável e disponível para auto-treinamento, ao contrário do Project. E o Project também tem boas características, atende a maioria dos casos.

  • Olá, Fernando, se esta for a duração do atraso, a utilização está correta… melhor ainda seria se os fornecedores não atrasassem….

  • Arnaldo

    Gostaria de parabenizar pelo blog, destacando a forma clara e objetiva como abordou assuntos conceituais.
    Comentando sobre Project x Primavera “Não é a ferramenta que faz o pintor”…

  • Obrigado, Arnaldo. De fato, o importante é saber quais recursos disponíveis (e ambos tem muitos!!!), e saber usá-los. Por isto, a dificuldade em encontrar bons cursos na área de softwares de planejamento: usualmente, são ministrados por pessoas da área de informática (nada contra a TI!!!), mas que não conhecem muitos detalhes de Obras.

  • Edilson

    Caro Stonner, boa tarde. Sabe me dizer como colocar um “IF” dentro de uma lista de atividades do cronograma? Exemplo: Se a decisão de uma atividade for “A” siga estas atividades, se for “B” faça estas outras a partir da atividade “X” ….

  • Wanderson Anzolin

    Bela iniciativa meu companheiro!
    Nós vimos muito essa ação de latência no ambiente Petrobras, isso devido a criticidade dos projetos offshore, e ao contrário que foi comentado aqui, a latência justifica um período que espera-se iniciar a tarefa sucessora. Este recurso não é somente usado para retardar o início de uma atividade, podemos usa-la para antecipar o início e/ou término de uma determinada tarefa, nós que atuamos para no ambiente BR temos que tirar esse costume de chamar a EAP de Cronograma, pois este é um dos relatórios que extraímos da EAP ou WBS.

    Para todos muita paz e sucesso!

  • Obrigado pelo incentivo, Wanderson! Conto com suas visitas, comentários e sugestões!

  • Prezado Edilson, quando foi criado o diagrama de precedências, paralelamente ao PERT (Program Evaluation Review Technique) foi também desenvolvido o GERT (Graphical Evaluation Review Technique), método gráfico que permitiria loops e a inclusão de condicionantes, tipo IF. Mas isto não foi à frente. Atualmente, o Project 2013 tem uma facilidade extremamente interessante, que é de ao selecionar uma tarefa, poder a ela associar o “Caminho da Tarefa”, ou seja, todas as atividades vinculadas. Com isto pode-se fazer simulações no prazo da tarefa e ver o impacto nas atividades a ela vinculadas. Breve irei postar alguns artigos sobre as inovações do Project 2013.

  • Edilson

    Stonner, bom dia. Meus agradecimentos pelo retorno! Grande abraço.

  • Dicas excelentes. Já sou seu leitor desde quando você lançou o livro ‘Ferramentas de Planejamento’ lá em 2001/2002… Ainda recomendo esse livro para a maioria dos colegas. Descobri hoje o site e faço questão de registrar que achei um dos melhores em Gerenciamento de Projetos devido a simplicidade e objetividade dos textos. Diferente do mais do mesmo que encontramos pela net. Sinceros parabéns e continue postando!

    Um abraço

    Cláudio Alves

  • Bom saber disto, Cláudio, espero que possa continuar como leitor por longo tempo!!! Muito obrigado!

  • dilma

    Excelentes dicas…Sempre aprendo quando visito este blog!
    Uma pergunta : existe a intenção de relançar uma versão do livro ” Ferramentas de Planejamento” com outras dicas?
    Vida longa ao blog!
    Abs

  • Olá, cara Dilma, estava sentindo falta de seus comentários!!! Obrigado, e pretendo relançá-lo no segundo semestre!!!

  • dilma

    Ótima notícia..
    Se possível, informe os dados certinhos para podermos enriquecer nossas fontes de consulta.
    Abs Mestre

  • Evandro Ramos

    Muito bom este artigo.

    Obrigado por compartilhar o conhecimento .

  • Valeu, Evandro! Obrigado.

  • Gilberto

    Excelente artigo, esclareceu várias duvidas que eu possuia. Parabéns pelo Blog

  • Obrigado, Gilberto. Se quiser ser notificado a cada novo artigo, cadastre-se no site. Conto com suas visitas!

  • Edir T. Camurça

    Muito bom.
    Mas acho que se você pode detalhar mais com outros recursos. E assim disponibilizar no site.

  • Obrigado, Edir, pelo feedback..outros artigos estão em preparação!

  • Luciana

    Stonner,

    Tenho uma dúvida a respeito de um dos meus arquivos do Project: eu coloquei a duração de algumas atividades em meses, mas a data de término delas termina muito antes do que deveria. Ex: 14 meses de duração para a atividade A, sendo que o início dela é 02.10.13 e o fim que aparece no Project é 10.10.14, ou seja, 12 meses após o início. Você sabe por que isso acontece?

    Sds,
    Luciana.

  • Luciana, obrigado pelo contato. Estarei lhe enviando um e-mail, para que vc me responda anexando o arquivo em que houve o problema, para verificar, ok?

  • Caro Stonner,

    Estou lendo os seus artigos agora, espero contar com você em outras turmas de planejamento na UEMA. Parabéns pelo blog, gostei dos artigos e das dicas do MS-Project.

    Abs

  • Obrigado, Fernando, manteremos contato!!!

  • Renato

    Boa Noite, Rodolfo, porque quando inicio um novo projeto, a data correspondente a 1dia na planilha fica com 2 dias no gráfico?
    Como posso resolver isto?

    obrigado

  • Irei respondê-lo, Renato, só que estou em viagem ao Japão e Coreia, e só retorno no dia 13 de agosto. Aqui, estou sem o Project instalado, para analisar adequadamente…responderei breve!

  • RENATO

    Obrigado Stonner.

    Fico no aguardo.

  • Revson

    Caro Stonner!
    Boa Tarde e Parabéns pelas dicas!
    Pergunto, já não tem como deixar definido que a duração será em Dias Decorridos (dd) ao invés de Dias Úteis???
    Desde já obrigado.

  • Olá, Revson! Vou checar no Project 2013 se há esta possibilidade!

  • Thiago

    Boa tarde pessoal,

    O Project consegue calcular o tempo em função da quantidade?
    Tipo como se fosse um produto, e que se eu dobrasse a quantia ele calcula esse tempo automaticamente?
    Obrigado.
    Abs

  • Thiago, este é default do Project, “Controlada pelo Empenho”. Ou seja, se você estimou uma tarefa para durar 12 horas com 3 recursos (36 Hh), se vc alocar 4 recursos o Project recalculará a duração para 9 horas (4 x 9 = 36). Particularmente, eu não gosto deste recurso, e explico porque: 1) às vezes você esquece de alocar um recurso, e quando volta para alocá-lo, bagunça todos os prazos. 2) a relação não é meramente matemática, tem que ser analisada. Leia mais em http://blogtek.com.br/nivelamento-de-recursos-conceito/

  • Decio Ferreira Pedrosa

    Stonner, bom dia,

    Muito bom saber da existência – ainda – de profissionais de sua estirpe, comprometidos com a difusão de conhecimentos e, porque não dizer, deixando transparecer um idealismo que se torna cada vez mais raro encontrar.
    O retorno recebido de inúmeros colegas é mais gratificante do que quaisquer honrarias passageiras.
    Parabéns e continue assim !
    Décio F. Pedrosa

  • Décio, muito grato pelo incentivo!!! Retribuir divulgando a experiência que tivemos oportunidade de ter é importante, e é também prazeroso!!!

  • Pingback: Cuidado com o calendário do Project!!! blogtek.com.br | blogtek.com.br()

  • Ednaldo

    Material excelente, parabéns Stonner!!!

  • Obrigado, Ednaldo, seja bem vindo ao Blogtek!

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