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MS-Project – Dicas e Pegadinhas (Tips & Tricks)

Stonner 83 Comentários 28.04.13 27667 Vizualizações Imprimir Enviar

Structure Of Process Plant by supakitmodO MS-Project é sem dúvida o software mais popular para gerenciamento de projetos. Porém, ouso afirmar que 90% dos usuários não usam sequer 10% dos recursos que o MS-Project possui. Por, isso publico aqui algumas dicas e pegadinhas do MS-Project.

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Duração contínua no MS-Project

Ao abrir um novo projeto no MS- Project, a duração das atividades é inserida em unidades de tempo estipuladas como padrão em Semanas, mas que pode ser modificado pelo usuário para Minutos, Horas, Dias, Semanas, ou Meses. É só clicar em Ferramentas, Opções, na aba Cronograma,  que surgirá a janela que vemos a seguir, onde o usuário faz a sua opção em A duração é inserida em:, conforme a escala de tempo de seu projeto. Importante notar que mesmo que escolha Dias como padrão, se quiser colocar alguma duração em Semanas, é só digitar 3 sem, que o Project aceita.

 Proj01 - opções

No entanto, independente da unidade de tempo escolhida, muitas vezes o usuário quer colocar uma atividade em duração contínua (por exemplo, 30 dias corridos). Há como criar um calendário especial de regime 24h/dia, 7 dias/semana, e atribuí-lo à tarefa, porém esta NÃO é a melhor maneira. Para inserir 30 dias corridos, basta digitar 30 dd (corresponde a 30 dias decorridos, esta é uma tradução inadequada, como muitas outras no Project, o mais lógico seria 30 dias CORRIDOS), ou, se estiver utilizando a versão em Inglês, 30 ed (30 elapsed days). De uma maneira geral, para transformar uma unidade de tempo em unidade contínua, basta colocar d após a abreviatura da unidade de tempo, por exemplo, hd, dd ou ainda sd, e em Inglês, antecipar a abreviatura da unidade de tempo por e, tal como eh, ed ou ew.

Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Prazo de cotação é um prazo legal, em dias corridos

Atribuição de recursos no MS-Project

Em muitos projetos, queremos definir que, por exemplo, Carlos dedique 30% de seu tempo a uma atividade e 40% de seu tempo a uma outra atividade. Este é o padrão com que o Project trabalha, por isso sua forma de atribuição de recursos é na forma de porcentagem. Porém, em muitas fases do Projeto, não há pessoas específicas, porém funções. Imagine que para uma determinada atividade técnica desejemos atribuir 5 projetistas. Na forma de porcentagem, teríamos que atribuir 500% de Projetistas, o que não é uma forma usual de se referir a quantidades. Neste caso, seria melhor usar a forma decimal, 5 Projetistas. Se esta situação é frequente (e geralmente é), podemos modificar o Padrão, mais uma vez acessando o menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e em Mostrar unidades de atribuição como:, escolher Porcentagem ou Decimal, como vemos a seguir:

Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

Os recursos podem ser atribuídos às tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

Atividades controladas pelo Empenho no MS-Project

Se uma atividade leva 12 horas para ser feita com duas pessoas, isto perfaz 24 homens-hora, portanto se alocarmos três pessoas, esta atividade será executada em 8 horas, certo? Nem sempre!!! Por exemplo esta atividade pode estar sendo realizada por uma dupla de mecânico + eletricista, talvez acrescentar apenas um elemento não adiante, talvez fosse necessário acrescentar mais uma dupla. Outro contra-exemplo: se em uma atividade dobrarmos o efetivo de 20 pessoas para 40 pessoas, o local pode não suportar, ou então, a dispersão das pessoas tende a aumentar, portanto pode ser que a duração não se reduza à metade! Outro exemplo, mencionado no Post Nivelamento de recursos: 20 montadores de andaime podem montar um andaime de grande altura em 10 horas (200 homens-hora), mas dois não o farão em 100 horas!

Porém o Project trabalha com o conceito de que as atividades são controladas pelo empenho, ou seja, uma vez estimada a duração e atribuídos os recursos, é calculado o Trabalho (homens-hora), e este é considerado fixo, portanto novos recursos atribuídos irão alterar a duração de forma MATEMÁTICA: Trabalho = Duração x Unidades (recursos). Além dos comentários do parágrafo anterior, há também a possibilidade de termos esquecido de associar algum recurso, e a correção leva uma tremenda confusão às durações. Imaginemos que estimamos a duração da atividade de Construção de pré-moldados a duração de 6 dias, com os recursos de 4 pedreiros, 2 armadores e 4 ajudantes, como vemos a seguir:

Construção de pré-moldados

Construção de pré-moldados

Porém, nos esquecemos de alocar 2 carpinteiros, para a construção das fôrmas! Adicioná-los não deveria modificar a duração, pois apenas esqueci de alocá-los na tarefa, independente da sua duração. No entanto, ao adicioná-los, veja o que ocorre:

Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros
Duração alterada pela inclusão de 2 carpinteiros

Todos aqueles que trabalham com o Project já devem ter passado por esta situação! Como evitá-la? Podemos antes de modificar a tarefa, desmarcar a opção Controlada pelo Empenho, porém, se não quisermos ter este problema, ao abrir um novo arquivo no Project, mais uma vez, basta irmos ao menu Ferramentas, Opções, aba Cronograma, e desmarcar a opção As novas tarefas são controladas pelo empenho. Se quisermos que esta nossa opção seja válida não apenas neste projeto, mas seja um padrão em seus projetos, basta Definir como padrão:

 

Desabilitando a opção "Controlada pelo Empenho"

Desabilitando a opção “Controlada pelo Empenho”

Criando dependências parciais no MS-Project

O padrão ao criarmos dependências é criá-las no modo Término-Início, ou seja, quando termina uma atividade, inicia-se a atividade sucessora. Podemos entretanto criar outros modos de dependência, tais como Início-Início, Término-Término, ou Início-Término. Além disto, podemos inserir uma defasagem (o Project chama de Latência, o que é uma tradução horrorosa e fora do contexto) de prazo entre as atividades.

Imaginemos que temos uma sequência de duas atividades, Montagem do Canteiro, prevista para 8 dias, e Construção dos spools, prevista para 12 dias (spools são trechos de tubulação, usualmente fabricados em oficinas ou pipe-shops, e levados para montagem no campo).  A Construção dos spools evidentemente é sucessora da Montagem do Canteiro. Porém, uma análise do Planejamento percebe que para dar início à Construção dos spools não é necessário que todo o canteiro esteja concluído. Estando pronto os pipe-shops e vestiários, com energia, evidentemente, pode-se iniciar a Construção dos spools, ainda que esteja em andamento a montagem dos escritórios e respectivo mobiliário, TIC, etc. Podemos detalhar mais a Montagem do Canteiro, ou então, admitir que quando a Montagem do canteiro estiver pela metade, podemos iniciar a Construção dos spools. Veja o vídeo!

 

Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Construção dos spools se inicia 4 dias após o início da Montagem do Canteiro

Porém, se em decorrência de chuvas ou outros imprevistos, a Montagem do canteiro atrasar? Quatro dias de defasagem podem não ser suficientes! Então, neste caso, podemos criar uma defasagem em termos de PORCENTAGEM de prazo, por exemplo, 50%:

 

Dependência parcial usando Porcentagem de prazo
Dependência parcial usando Porcentagem de prazo

Um outro exemplo: Após a Concretagem da Base, devemos aguardar a cura do concreto (admitamos 48 horas) para Colocar o motor na base. Para tanto, podemos usar o conceito de dependência parcial, porém veja o que ocorre quando lançamos 48 horas de defasagem:

 

Defasagem de 48h ??????

Defasagem de 48h ??????

O que aconteceu foi que o Project entende 48 horas como horas úteis, portanto sendo 8h/dia, teremos 6 dias de defasagem, e ainda temos dois fins de semana neste prazo!!! Então, nestas circunstâncias, vamos utilizar o conceito de horas corridas (veja o primeiro assunto deste artigo), ou seja 48 hd. Agora sim:

 

Defasagem de 48 horas CONTÍNUAS (corridas)

Defasagem de 48 horas CONTÍNUAS (corridas)

Na realidade, as 48 horas se encerram de Sábado para Domingo. Como a atividade “Colocar o motor na base” está programada em dias úteis, ele se iniciará na Segunda-feira. Se quisermos que esta atividade se inicie logo após as 48 de cura, independente se é dia útil ou não, devemos programar esta atividade para dias não úteis também (por exemplo, usando dd, ou um calendário que inclua dias não úteis)

Breve publicaremos mais Dicas e Pegadinhas do MS-Project! Acompanhe o Blogtek! Assine o Blogtek para receber automaticamente as atualizações.

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

DEIXE O SEU COMENTÁRIO

  • Odilmar Junior

    Bom dia,
    Parabéns pelo post e principalmente pelo excelente blog que nos proporciona momentos de aprendizagem e debates entre companheiros de trabalho.
    Um grande abraço.
    Sds.,
    Odilmar Junior

  • Obrigado pelo incentivo, Odilmar!

  • muito bom
    gratopelas dicas
    Ronaldo, eng – MERCI

  • Seja bem vindo ao Blogtek, Ronaldo!!!

  • Edir Camurça

    Professor.
    Muito obrigado pela dica e incentivo de melhor a cada projeto.

  • Grato, Edir!

  • Joao Paulo Ribas

    Stoner, boa noite.
    Gostaria de saber se você tem alguma data prevista para realizar um treinamento em Gestão de Grandes Paradas de Manutenção. Fiz 2 treinamentos com o Verry e ele mencionou seu nome para esse treinamento, pois gostaria de absorver novos conhecimentos e aplicações com outros instrutores. Você já tem uma data para que esse treinamento seja realizado? Estou no aguardo para me planejar e realizar o mesmo.
    Grato
    Joao Paulo Ribas

  • Olá, João Paulo, tenho acompanhado, via Luiz Tadeu, o seu interesse neste curso. Estava previsto um curso agora para Maio, mas tive que abdicar, por não poder dar certeza de que poderia manter minha agenda. Tão logo eu esteja com minha agenda mais previsível, tentarei agendar, e o informarei. Grato pelo interesse!

  • Caro Rodolfo venho acompanhando os temas discutidos no blog e, pela contribuição que vem dando resolvi manifestar publicamente meu agradecimento. Sou professor da disciplina de projetos no curso de TIC da UFSC/Araranguá e tenho disponibilizado diversos dos seus trabalhos aos meus alunos, citando e incentivando-os a aderir ao seu blog.
    Grande abraço

  • Marcos Artur

    Sensacional as dicas e pegadinhas… me ajudou muito!! Obrigado.

  • Obrigado, Marcos Artur, novos artigos sobre o Project estão sendo preparados!

  • Carolina

    Caro Rodolfo, boa tarde! Como eu faço para que uma atividade de dias corridos não caem no sábado e no domingo? Exemplo da atividade de concreto acima se eu considerar que a cura do concreto é de 48horas, porém não quero que considere que está finalizando nos dias não úteis como sábados, domingos e feriados, gostaria de ele automaticamente considerasse que vai acabar em um dia útil, o que fazer? Tem como?

  • Fabio Fernandes

    muito interessante essas informações

  • Obrigado, Fábio, bem vindo ao Blogtek!

  • Muito bom o blog. Parabéns Rodolfo, as dicas clarearam muitas duvidas que estavam dando nó nas minhas ideias. O ms project tem sido fundamental na minha rotina do trabalho principalmente em relação a cronogramas, inclusive estou em inicio de formação no Curso ADV deixei o site pra quem tiver interesse. Apenas tenho uma dúvida: É possivel (ou aconselhável) desenvolver um cronograma macro?

  • Olá, Laura, obrigado! Gosto muito do MS-Project, pela acessibilidade deste programa. O Primavera é muito bom, mas é muito “pesado”, e só pode ser usado corporativamente (e, mesmo assim, nem todas empresas se dispõe a pagar peo valor do Primavera). O MS-Project tem inúmeros recursos, e é muito mais acessível. Sim, você pode fazer um cronograma macro. É só usar a estrutura de tópicos. Então você pode usar o cronograma-macro para reuniões com a gerência (onde não se vai a detalhes), e o cronograma detalhado (expandindo o cronograma macro) para discutir no detalhe com sua equipe as respectivas tarefas.

  • Nathan

    Parabéns pelo tópico ! Muito bem explicado ! MS Project é uma ferramenta que eu achei que seria difícil mexer, mas após fazer o curso no ADV http://www.cursoadv.com.br aqui no RJ, estou gostando e me aprimorando muito !

  • Alan

    Muito bom o artigo…simples e objetivo.
    Parabéns.
    Abs,

  • Obrigado, Alan! Bem vindo ao Blogtek!

  • Obrigado, Nathan, descukpe a demora em responder seu comentário! breve estarei publicando mais artigos sobre o MS-Project!

  • Carolina, desculpe muitíssimo a demora em responder. Vamos tomar como exemplo a cura do refratário. Você vai colocar a duração em tempo corrido, evidentemente, então você escreveria 48 hd (horas decorridas). Se você não quer que a atividade subsequente comece em um dia não útil, mantenha a atividade cura em tempo corrido (48 hd), mas a atividade subsequente, por exemplo, Desfôrma, coloque no calendário padrão, usando apenas dias úteis. Ainda que a cura termine no sábado, a desfôrma só começará na segunda-feira. Sds!

  • Caio

    Rodolfo, tenho uma dúvida no Project espero que você possa me ajudar.
    Estou realizando um cronograma onde meus recursos saem de férias no meio do projeto; pois bem, antes de sair de férias estes recursos estão alocados em tarefas que não conseguirão concluí-las antes das férias. Por este motivo, o Project mantém esta tarefa com este recurso – ou seja, a tarefa tem duração do tempo normal mais as férias do recurso.
    Existe alguma ferramenta no Project que não permite que a tarefa se mantenha atrelada ao recurso quando este recurso se mantém indisponível por muito tempo ? (no caso 30 diasd ?)
    Imaginei um parâmetro que pudesse ser ajustado, onde “tarefas com mais de “x” horas de inatividade devem ser alocadas para outro recurso ou algo do tipo.

    Obrigado.

    Sds.

  • Caio, se entendi corretamente, o que sugiro é que você use o recurso “Uso do Recurso”, onde aparece, como se fosse uma planilha Excel, o recurso selecionado, e todas as tarefas que usam este recurso ao longo do tempo. Então você pode selecionar o período de férias e “zerar” o uso deste recurso neste período. Outra alterntiva é criar um Calendário específico para este recurso, e nele informar o período de férias.

  • Marcus Rodrigues

    Caro, preciso alterar a definição de um dia não útil em dia útil. Preciso definir um único sábado no meu calendário como dia útil.
    Tentei a alternativa de alteração do período de trabalho, mas só consigo alterar todos os sábados do projeto ara dia útil (e não apenas um sábado).
    Algum sugestão de como proceder?

  • Marcus, no Project 2010, em Alterar o período de trabalho, selecione o sábado que você quer trabalhar (por exemplo 20/12), e, em Exceções, dê um nome para este Sábado (por exemplo, Compensação para o Natal), e coloque no Início e Concluir a data desejada (20/12). Agora, esta data no calendário, que não era sensível, poderá ser clicada (duplo-clique), e aí se abre a janela “Detalhes da Compensação para o Natal), onde você poderá colocar os horários que deseja para este dia, transformando-o em dia útil. No Project 2013 é a mesma coisa.

  • Vitor

    Muito boas as dicas… Parabéns Professor Stonner.

  • Obrigado, Vítor!

  • isaias lima

    Belas dicas, continue com essas experiencias

  • Grato, Isaias!!!

  • André Carlucci

    Olá Rodolfo!
    Excelentes dicas. Gostei bastante do conteúdo.
    Gostaria de tirar uma dúvida:
    Tenho uma tarefa que não possui um prazo definido. O planejamento dela depende de outras variáveis. A partir dela, existe uma outra de fechamento que necessariamente precisa TERMINAR na quarta-feira da semana seguinte.
    não importando em qual dia da semana ela se inicie.

    Existe a possibilidade de fixá-la dessa maneira, fazendo com que o Project calcule o periodo fixando a quarta-feira da semana seguinte como deadline?

  • André, muito obrigado. A única maneira de fazê-lo é, ao criar a tarefa, clicar no botão “Informações sobre a Tarefa”, ou dar um duplo clique na tarefa. Na janela que se abre, vá na aba “Avançado”, e crie a restrição para a tarefa: “Não terminar depois de…”, ou “Terminar em…”.

  • Márcio Rabelo

    Muito bom! Sempre falo no meu setor de planejamento que o projecto é uma Ferrari, mas que só usamos pra ir na esquina.

    Parabéns e obrigado por compartilhar as dicas sou fã do seu trabalho

  • Muito obrigado, Márcio! Realmente, habitualmente usamos menos de 5% do potencial da ferramenta…

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