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Montagem de Cronograma baseando-se na Análise das Incertezas em nível de tarefa

John Moschin 11 Comentários 22.05.13 3865 Vizualizações Imprimir Enviar

Pen Calculator And Business Graph by jannoon028Normalmente ouvimos que “Planejar” significa visualizar o futuro. Como poucos têm o dom de vidente, entendemos ser mais adequada a seguinte definição: “Planejar” significa moldar o futuro. A dificuldade surge porque usamos dados determinísticos do passado para inferir o futuro e desta maneira, projetamos um futuro determinístico em nosso Cronograma. E nos projetos ocorrem poucos fatos de natureza determinística, pois na maioria das vezes não temos absoluta certeza do que irá ocorrer e, nestas condições de incertezas, aplicar técnicas determinísticas e reducionistas para explicar fenômenos incertos tem apresentado resultados decepcionantes.

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Cronograma e Prazos Determinísticos

A metodologia muito usada no planejamento de atividades é o CPM – Método do Caminho Crítico, em que as durações são discretas. Como resultado do cronograma tem-se um ponto discreto do prazo final e/ou prazos parciais. Este ponto único de prazo nos leva a comportamentos que geram baixa produtividade, pois as incertezas existentes são transformadas em folgas e/ou reservas de contingência.

E na realidade do dia a dia dos trabalhos, estes prazos determinísticos tornam-se verdades absolutas para os executantes.

Essa rigidez contribui para a acomodação da equipe. A busca pela excelência é deixada de lado. O sucesso é cumprir o prazo determinístico e esquece-se das folgas desnecessárias embutidas.

Figura 1 – Combinação de duração mais prováveis

Figura 1 – Combinação de duração mais prováveis

Porque então trabalhar com durações determinísticas, se a realidade apresenta enormes incertezas, como exemplifica parcialmente a figura 2. Porque trabalhar apenas com durações discretas?

Figura 2 – Exemplo de combinação de durações

Figura 2 – Exemplo de combinação de durações

Essas incertezas associadas às atividades mostram o prazo como uma curva de distribuição de probabilidade, como mostra a figura 3.

Figura 3 – Curva de distribuição de probabilidade

Figura 3 – Curva de distribuição de probabilidade

A proposta é usar metodologias que atiçam a nossa mente a enxergar as incertezas e fazer delas uma aliada na busca das oportunidades de ganho e consequentemente, da excelência.

Mas, insistimos em pensar de maneira determinística, que nos levam para cronogramas, com um prazo discreto, normalmente definido como duração do caminho crítico, como mostra a figura 4.

Figura 4 – Exemplo de prazo discreto

Figura 4 – Exemplo de prazo discreto

Na nossa mente a palavra riscos esta relacionada apenas a algo ruim a ser evitado, ao agirmos assim, enxergamos apenas parte das incertezas e deixamos de lado aquelas que poderão trazer  reais oportunidades de ganhos.

E para que todo esse esforço? Para tirar as pessoas da região de conforto, nutri-las com novas informações e tentar fazer com que elas alterem seus modelos mentais. Esta tarefa é tremendamente difícil, pois o mundo percebido e o mundo ideal são diferentes para cada pessoa.

Cronograma: Incertezas e Tratamento Determinístico

 Somos uma sociedade tecnicista. O nosso pensamento é mecanicista, cartesiano, determinístico. O modelo do relógio mecânico ilustra bem a nossa forma de pensamento.

Como estamos envolvidos neste sistema, a nossa percepção da realidade também é deformada, limitada e tendenciosa.

Vivemos o presente.  O futuro está sempre distante e o máximo que conseguimos fazer para visualizá-lo, é através de inferências de diversos fatos acontecidos, e como foram percebidos por nós.  Ou seja, tentamos prever o futuro, com base em algumas percepções da realidade que criamos em nosso interior.

E o passado. O passado verdadeiro é único, real, imutável, pois já aconteceu.  Deveria ser assim, mas não é.  O problema é que percebemos o presente de acordo com nossas crenças, meio em que vivemos, informações distorcidas, etc.  Mais uma vez, o nosso passado está associado á nossa capacidade de percepção da realidade e assim, moldamos o passado a nossa maneira. O passado existe conforme a nossa capacidade de interpretação da realidade presente.

E como projetamos o futuro?  Na maioria das vezes, de acordo com o modelo determinístico percebido e interiorizado, ou seja, projetamos um futuro determinístico. Depois no futuro, como a realidade que se apresenta não é determinística, brigamos com ela no dia a dia, para que se molde e se comporte conforme projetado. E na maioria das vezes, não conseguimos. Somos moldados por ela.

E como percebemos a realidade? Como nos comportamos? Como tomamos algumas atitudes?

Desde pequenos, criamos os chamados Modelos Mentais. Sem esses modelos mentais, a nossa capacidade de sobrevivência seria diminuta. Se para cada nova situação que se apresentar fosse necessário colocar nossos bilhões de neurônios para funcionar e decidir o que fazer, não conseguiríamos nem andar, comer, etc.

O problema surge por que criamos diversos modelos metais, padrões de comportamentos, que chamaremos de paradigmas, sempre baseados na nossa capacidade de percepção e que pode nos levar para caminhos que não gostaríamos  e distantes dos caminhos da excelência..

E o mais interessante disso. Ninguém consegue mudar esses modelos, a não ser nós mesmos. O máximo que conseguimos fazer é nutrir a pessoal de informações, para que ela internalize e altere seus padrões.

O escritor Rubens Alves dizia: “é muito fácil levar uma égua para dentro do rio, o difícil e fazê-la beber água”.

Isso acontece na nossa vida cotidiana e no nosso ambiente de trabalho. É muito difícil tirar as pessoas de sua região de conforto se elas não perceberem ganhos futuros ou as ameaças atuais.

O nosso foco é mostrar como lidar com esses paradigmas na indústria e apresentar alternativas de moldá-los em níveis mais elevados. Quebrar vícios, comportamentos inadequados e não produtivos.

A vida é um aprendizado constante. Está mais do que provado que não existe uma idade limite, a partir da qual, deixamos de aprender. A dificuldade está mais associada a nossa preguiça mental, conformismo e recusa em sair de nossa região de conforto.

E como mostra a figura ao lado, a nossa realidade é um sistema complexo, em que as áreas de alguma maneira interferem nas demais. O tratamento de qualquer variável precisa ser holístico.  Por exemplo, se alterarmos o escopo, provavelmente haverá influência no prazo, custos, recursos, etc

E devido ao nosso pensamento determinístico, reducionista e cartesiano, na maioria das vezes aplicamos técnicas ou soluções de problemas usando-se ferramentas ou modelos de Sistemas Simples.

Figura 5 – Interação entre as áreas de conhecimento em projetos  Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

Figura 5 – Interação entre as áreas de conhecimento em projetos Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

A pergunta é a seguinte: Porque trabalhar com durações determinísticas, como mostram as figuras abaixo?

Figura 6 – Durações Determinística em projetos  Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

Figura 6 – Durações Determinística em projetos Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

Pensamos e agimos como se isso fosse a verdade absoluta. Visualizamos como se não existissem incertezas. E depois torcemos para que a tudo aconteça desta maneira.

Figura 7 – Exemplo de Duração Determinística  em projetos

Figura 7 – Exemplo de Duração Determinística em projetos

O problema é que a realidade, na maioria das vezes, não é determinística.

Como existem enormes incertezas, o resultado esperado é uma curva de distribuição de probabilidade, como mostra a figura abaixo.

Figura 8 – Curva de Distribuição de Probabilidade – Duração   Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

Figura 8 – Curva de Distribuição de Probabilidade – Duração Fonte: Livro S. Exa., O Prazo (2012)

O resultado esperado para as áreas de prazo, custo, desembolsos,  recursos, etc, é também uma curva de distribuição.

O ponto discreto passa a ser apenas um ponto da curva.

Então, como definir o prazo de uma atividade, sem usar o conceito determinístico? É o que veremos na continuidade deste artigo. Para receber informações sobre todos os novos artigos, cadastre-se seu e-mail no Blogtek, no topo da página, à direita. SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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John Moschin

Autor da obra S.Exa., O Prazo (John Moschin, Qualitymark Ed., 208 pág., 2012.) Pós Graduação em Gestão de Pessoas, MBA em Gerenciamento de Projetos, Certificação PMP do PMI, Eng. Civil, Eng. de Equipamentos, Especialização em Controle da Qualidade, Técnico em Eletricidade, Experiência Profissional: áreas de empreendimento, manutenção, automação de sistemas de produção e sistemas elétricos, planejamento de manutenção de rotina, planejamento de grandes paradas para manutenção, gestão de empresas e de pessoas, avaliador/auditor em processos integrados de gestão, Normas NR-10, ISO 9001, 8800, 14001, 18001, Membro da Banca Examinadora do Prêmio Nacional da Qualidade, 2006-2011, Membro da Comissão de Eletricidade da ABRAMAN, na implantação da Certificação de Eletricistas, 35 anos de experiência na Petrobras Diretor Regional da 2Call Digital Smart Studio Sócio-Diretor na Moschim Consultatis

DEIXE O SEU COMENTÁRIO

  • Odair

    Muito boa suas publicações.

  • Artigo muito bom. Gostei

    Muitas vezes os projetistas olhando para o passado esquecem que no momentos atual houve melhoria na qualificação de dos executantes, dos equipamentos e ferramentas que trarão ganho de custo e melhorias nos prazos, ma como prazo de projeto fixo, a fiscalização e execução procuram caminhar dentro do cronograma sem se preocupar com a possibilidade de ganhar tempo nas etapas da obra.

  • Obrigado, Odair!

  • Obrigado, meu caro!

  • Elton Saturnino C Moura

    O artigo é muito BOM! Parabéns.

  • Excelente artigo, bastante útil para quem lida com projetos e sabe das dificuldades de se trabalhar com profissionais que são formados na base do “eu sei, eu vi” e que consideram a “achologia” uma ciência exata.
    Fatos e dados e experiencia, com a metodologia adequada, fazem as atividades de planejamento serem coisa de profissional, sem mágicas e vidência in natura.

  • Obrigado, Paulo Walter, de fato, foi uma excelente contribuição do colega John Moschin. Em 30/05 sai a continuação.

  • Delermando

    Lendo o texto me identifiquei com a lógica nebulosa, interessante.

  • De fato, o artigo do colega John Moschin está muito interessante, e terá continuidade…Obrigado pelo feedback!

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