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Erros nas estimativas iniciais de custo e prazo: como evitar?

Stonner 2 Comentários 25.09.17 1194 Vizualizações Imprimir Enviar

Erros nas estimativas iniciais de custo e prazo: como evitar? Todos nós, administradores, gerentes, planejadores, sabemos quão erradas são as estimativas iniciais de custo e prazo de um projeto. No entanto, é necessário obter estas estimativas – são necessárias para conseguir a aprovação do projeto e fazer o adequado planejamento. Então, como mitigar estes erros? A NASA já passou por isto, e apresenta uma proposta de mitigação. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Erros nas estimativas iniciais de custo e prazo: como evitar? Contextualização

Já publicamos aqui no Blogtek inúmeros casos de projetos que estouraram, em muito, o prazo e custo inicialmente previstos: Boston Big Dig, Ópera de Sydney, Os 5 maiores projetos com orçamentos estourados, Rotina de prazos e custos estourados… por que isto ocorre tão frequentemente?

Há um componente voluntário, raramente admitido: temos que mostrar prazos e custos otimistas para que o projeto seja aprovado!!! Quem de nós não é capaz de citar alguns casos?

Um grande componente de aumento de custos e prazos, do qual certamente cada leitor poderá lembrar-se de alguns casos, são as mudanças de escopo introduzidas (daí a importância de congelar o escopo. Leia mais em A importância do congelamento de escopo).

Estudo encomendado pela NASA para a RAND Corporation mostra que nas décadas de 80/90 os projetos com orçamento superior a 500 milhões de dólares tiveram um aumento médio de custo de 88% e de prazo de 17%.

Erros nas estimativas iniciais de custo e prazo: como evitar?

O outro componente é o que a NASA chama de viés otimista (optimism bias). É a tendência de sermos otimistas em nossas estimativas, quanto mais desconhecemos a real extensão.

A NASA menciona um teste conduzido com centenas de estudantes de Harvard. Foram colocadas dezenas de perguntas, às quais os estudantes tinham que responder com uma faixa de valores os quais, segundo a intuição de cada um, deveria corresponder a um grau de probabilidade de acerto de 98%. Por exemplo:

Qual a população de Bangcoc?

Obviamente a maioria não tem ideia deste valor, e a ideia não era ver o grau de conhecimento, mas a assertividade da resposta. No caso, se o aluno respondesse:

Tenho 98% de certeza de que a população de Bangcoc está entre 3 milhões e 20 milhões de pessoas.

A resposta seria considerada correta, enquanto se ele respondesse:

Tenho 98% de certeza de que a população de Bangcoc está entre 300.000 e 5 milhões.

A resposta estaria errada, pois Bangcoc tem 8,3 milhões de habitantes. Observem que NÃO imposta a faixa de valores, poderia ser tão grande quanto o estudante quisesse, desde que lhe desse a confiança de 98% de acerto. E mais de 45% dos estudantes de Harvard erraram, ou seja, estipularam faixas as quais NÃO continham a resposta. Isto evidencia a dificuldade geral das pessoas estimarem sobre fatos desconhecidos e incertos.

A NASA desenvolveu um conceito denominado JCL (Joint Confidence Level) o qual será abordado futuramente aqui no Blogtek, e dentro deste conceito aborda a criação de um gráfico baseado em eventos anteriores, o qual dá uma ideia da assertividade da estimativa.

Erros nas estimativas iniciais de custo e prazo: como evitar?

Erros nas estimativas iniciais de custo e prazo: como evitar?

Neste caso, se ao início de um projeto quisermos ter uma ideia do custo de um projeto com 50% de probabilidade de acerto (o chamado P50), teríamos que multiplicar a estimativa do momento por 1,6 (ponto A).

Se aos 10% de um projeto quisermos ter uma ideia do custo com 70% de probabilidade de acerto (P70), teríamos que multiplicar a estimativa atual por 2,1 (ponto B).

Se aos 70% de um projeto quisermos ter uma ideia do custo com 80% de probabilidade de acerto (P80), teríamos que multiplicar a estimativa atual por 1,25 (ponto C).

Assustador, não?! O gráfico não resolve o problema, mas nos dá uma ideia de quão inconfiáveis são as estimativas, principalmente no início do projeto.

Continuaremos a abordar em detalhes o Gerenciamento de Partes Interessadas nos próximos artigos do Blogtek. Para manter-se informado sobre os próximos artigos, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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