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Diagrama de Afinidade – uma das sete ferramentas de gerenciamento

Stonner 1 Comentário 27.03.17 1183 Vizualizações Imprimir Enviar

Diagrama de Afinidade – recentemente publicamos aqui no Blogtek um artigo intitulado “Sete ferramentas de gerenciamento” (seven management tools), as quais foram desenvolvidas ou selecionadas pela JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers) a partir de 1976, e nos comprometemos a detalhar cada uma delas em próximos artigos do Blogtek. Começamos hoje falando sobre o Diagrama de Afinidade. Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, onde serão detalhadas estas ferramentas, cadastre seu e-mail aqui abaixo, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Diagrama de Afinidade – uma das sete ferramentas de gerenciamento

Também denominado Método KJ, em referência ao antropologista Jiro Kawakita, consiste basicamente de um brainstorm mais organizado, onde as ideias são grupadas em temas e subtemas, conforme sua afinidade. É utilizado basicamente quando:

  • As ideias e pensamentos parecem surgir de forma caótica;
  • Os assuntos parecem demasiadamente amplos e variados para poderem ser organizados;
  • É fundamental chegar a um consenso;
  • Para organizar ideias após um brainstorm;
  • Para analisar e obter informações (leia mais sobre a diferença entre Dados e Informação) a partir de pesquisas.

O diagrama de afinidade tem certa semelhança com o Snowball Technique.

Diagrama de Afinidade – procedimento

  • Escreva todas as ideias geradas em cartões, ou em post-it, e coloque os em local onde todos possam vê-los. Isto pode ser feito durante ou imediatamente após uma sessão de brain-storm. Isto deverá ser feito por um facilitador, habituado com a técnica, pelo menos de brainstorm. Conquanto o facilitador possa contribuir com ideias, normalmente é mais proveitoso deixa-lo sem opinar. A sala deve ter bastante espaço nas paredes ou em quadros brancos.
  • Os participantes, em silêncio, irão ler (podem circular próximo ao quadro em que foram afixados os post-it), e buscar agrupar as ideias que tem similaridade, estão alinhadas ao mesmo contexto. Os participantes devem mover estes cartões ou post-it para um outro espaço da sala. Coloque um título (curto) para cada grupo que estiver sendo formado. Não há problema se algum post-it ficar isolado, e se houver algum que aparentemente possa estar em dois grupos, sem problema, reescreva o texto em outro post-it, e coloque o no outro grupo de afinidade (percebe porque assim se chama o diagrama?). Também não é proibido mover um post-it de um grupo para outro. Se houver muitos grupos (muitos temas de afinidade), você pode agrupá-los em níveis superiores. Por exemplo, pode haver um grupo relativo a Custos, com diversos subgrupos específicos, dentro da área de custos.
  • Agora podemos quebrar o silêncio. Comecem a discutir os temas apresentados, por grupos de afinidade. Obviamente, haverá em cada grupo ou subgrupo ideias semelhantes, conceitos próximos… escolha aquele que melhor abrange as ideias expressas em outros cartões.
  • Peça para cada participante, INDIVIDUALMENTE, listar em um cartão ou pedaço de papel os três grupos que julga mais importantes, priorizando os três temas.
  • Quando todos tiverem terminado suas seleções, peça que cada um coloque três X ao lado do grupo que julga mais importante, dois X no segundo, e um X no terceiro. Desta forma, ao final teremos a priorização de todos os grupos, e pode se fazer a consolidação das ideias e soluções propostas de forma priorizada.

Diagrama de Afinidade – efetividade

Há sempre a preocupação em saber se uma ferramenta é efetiva (conduz a resultados), e consistente (conduz aos mesmos resultados para um mesmo problema). Jared Spool, em um artigo de 2004 (leia aqui), menciona que foi conduzida uma experiência com 15 grupos diferentes, de empresas distintas, sobre o tema: “Quais as maiores dificuldades que você tem para produzir resultados de qualidade em seu trabalho? ”. Após 40 minutos (sim, o método é rápido!), os três principais problemas levantados foram surpreendentemente coincidentes:

  • Necessidade de melhor conhecer os requisitos;
  • Necessidade de entender melhor os usuários;
  • Melhor comunicação com a equipe de design.

Estes três assuntos escolhidos por estes grupos tão diversos remetem àquela famosa figura aqui representada:

Diagrama de Afinidade - Requisitos do projeto

Diagrama de Afinidade – Requisitos do projeto

Estaremos sempre abordando em detalhes aspectos de Liderança e Gestão, Gerenciamento de Projetos, Gestão da Manutenção nos próximos artigos do Blogtek. Para manter-se informado sobre os próximos artigos, cadastre seu e-mail em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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