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Comunicação – cuidado com PowerPoint!!!!

Stonner 13 Comentários 15.04.15 3911 Vizualizações Imprimir Enviar

Comunicação – o PMBoK Guide, em todas as suas edições, sempre enfatizou a importância da Comunicação no Gerenciamento de Projetos. Diferentes vertentes se propõem a estimar a porcentagem de tempo dedicado pelo Gerente de Projeto, começando de um patamar mínimo de 75%. Aqui no Blogtek já publicamos um artigo sobre a importância da Comunicação no Gerenciamento de Projetos .  Se você quiser ser notificado dos próximos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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Comunicação – a importância

ID-100141261

Comunicação – cuidado com o PowerPoint

Na realidade, quando dizemos que a Comunicação é fundamental no Gerenciamento de Projetos, estamos particularizando a importância da Comunicação. Na realidade, poderíamos dizer que “A Comunicação é fundamental para o sucesso na vida”.

 

 

 

Comunicamo-nos em diversos ambientes:

Na empresa

Nos negócios

No estudo

Em casa

No amor

Através de:

Cartas

E-mails

Apresentações

Reuniões

Telefonemas

Relatórios

Aulas

De forma:

Oral

Escrita

Gestual

Pictórica

Porém, não importa quando, como, de que forma, o objetivo será sempre:

Convencer

Vender

Contagiar

Unir

Agregar

Comunicação – o roteiro

Comunicação - cuidado com o PowerPoint

Comunicação – cuidado com o PowerPoint

Atualmente, uma das formas mais comuns e importantes de Comunicação são as apresentações, geralmente em PowerPoint. Importantes, comuns… e muito mal utilizadas.

Há cerca de 300 milhões de usuários de PowerPoint no mundo. Diariamente, são feitas 30 milhões de apresentações. Neste exato momento, enquanto você lê este artigo, um milhão de apresentações estão sendo feitas… a maioria delas, insuportáveis!!!

Então, vamos tentar melhorar este cenário!

A apresentação não começa com o PowerPoint, o relatório não começa com o Word, o vídeo não começa na filmagem… a Comunicação começa no Roteiro.

Para elaborarmos adequadamente o roteiro, temos que levar em consideração alguns fatores:

Audiência: Qual será o público? Que afinidade tem com o assunto? Qual seu grau de conhecimento sobre o tema?

Contexto: Em que contexto estaremos fazendo a apresentação? É um momento de compartilhar vitórias, ou de anunciar más notícias?

Tempo: Qual será o tempo disponível para a apresentação?

Apresentador: Quem será o apresentador? Tem facilidade em comunicar-se em público? É bem humorado, ou taciturno?

Objetivo: Qual será o objetivo da apresentação? Apresentar um novo projeto? Apresentar o desempenho da empresa no último ano? Estimular o crescimento do negócio?

Conhecida a ambiência de nossa apresentação, baseada nos fatores acima elencados, temos que elaborar o roteiro considerando suas partes:

Mensagem principal: devemos começar deixando claro ao espectador qual é o objetivo da apresentação, sobre o que versa o tema. Por exemplo:

  • Fazer uma grande obra de terraplenagem em um clima com mais de 50% do tempo chuvoso
  • Realizar uma Obra que demanda mais de 30.000 trabalhadores em um Estado sem mão de obra qualificada
  • Transportar equipamentos de 1.500 toneladas sobre o mangue

O suporte da ideia: quais são as propostas relativas ao tema, a consistência e viabilidade destas propostas, que soluções podem ser consideradas, dados e gráficos que suportam estas propostas.

Gran finale: a conclusão a que se chega deve ser o clímax da apresentação. Deve retornar à mensagem principal, associando-a à solução proposta, de forma consolidada, de maneira a obter do público convencimento, e, principalmente, cumplicidade.

Comunicação – estratégias

Comunicação - cuidado com o PowerPoint

Comunicação – cuidado com o PowerPoint

Nas apresentações, diversas são as estratégias que podem ser utilizadas. A escolha de uma determinada estratégia depende da habilidade do apresentador, e do contexto em que se insere a apresentação.

Direto ao ponto – sem firulas, curto e grosso. Colocar o tema e as propostas, sem maiores delongas.

Metáfora – a metáfora é uma figura muito utilizada nas parábolas bíblicas. Consiste em uma comparação, com um assunto aparentemente diverso, para facilitar o entendimento do assunto real.

Suspense – uma forma de manter a audiência em estado de alerta e atenção é o suspense, ou seja, ainda que seja conhecido o tema da apresentação, as propostas e conclusões são tenuemente, mas não completamente, esboçadas, até sua apresentação completa ao final.

Conflito x Solução – expor sempre as duas faces do problema, destacando a solução.

Humor – pode ser interessante para motivar a plateia, porém deve-se ter muito cuidado. Nada mais frustrante do que uma piada que ninguém entende, da qual ninguém ri. Há também o risco de descambar para o chulo, grosseiro, ou politicamente incorreto.

Questionamento – propor o problema na forma de questões, induzindo a plateia a chegar à mesma conclusão que o apresentador.

Comunicação – cuidados

Não abuse de imagens ou fotos – sobrecarregam visualmente a apresentação, não dão bom aspecto, e afastam a atenção do espectador.

NÃO coloque texto em excesso, apenas palavras chave, e, principalmente, NÃO LEIA O TEXTO. Uma importante executiva da área de energia, certa vez, quando o apresentador começou a ler a apresentação, disse: -“Se é para ler, pode sentar, pois também sei ler!”.

Evite CAIXA ALTA, negrito, sublinhado.

Use fontes grandes (facilite a leitura) e busque adequado contraste (não invente demais…).

Cuidado com erros de Português!!!

Posicione adequadamente as fotos. Ao colocar fotos em slides consecutivos, procure manter o tamanho e a posição, para permitir uma transição confortável entre slides.

Padrões visuais – procure inovar, não usando os modelos prontos do PowerPoint, porém lembre-se que simplicidade combina com bom gosto.

Mantenha a identidade visual ao longo dos slides.

Comunicação – conclusão

Veja no Slideshare uma apresentação sobre Comunicação, destacando muitos dos aspectos aqui abordados. Para ser informado de novos artigos, cadastre seu e-mail aqui ao lado, em Assine o Blogtek! SEU E-MAIL NÃO SERÁ USADO POR TERCEIROS.

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  • qual os cuidados que devem ser observados para uma boa apresentação em power point

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Stonner

Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecânico pela UFRJ, atuou como Engenheiro de Equipamentos Sênior da Petrobras, e foi Gerente de Construção e Montagem das Obras Extramuros da Refinaria Abreu e Lima (RNEST), em Pernambuco. Atualmente aposentado, é consultor e instrutor nas áreas de Gerenciamento de Projetos e Gestão da Manutenção, e está atuando com a Deloitte na implantação do PMO para a Refinaria de Talara, Peru. Gosta de lecionar, trocar experiências e conhecimentos, é certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

DEIXE O SEU COMENTÁRIO

  • Luiz Carlos Ramos Cruz

    O artigo é bastante oportuno, pois nos municia, de tópicos que devem ter uma apresentação e que por vezes, passam por depercebidos.

    O que observo, hoje em dia, é que temos uma comunicação difusa, onde através de argumentos lógicos, justificam, em alguns casos, o que não se justifica, dando margem a duplo sentido.
    Atc.,
    Luiz Carlos

  • luiz tenorio pinto neto

    Bastante explicativo,gostei

  • Anderson Cazarotti

    Nada como ter uma aula com o mestre!

  • Ramonnombat Velozo

    Mais uma vez, outro tema bastante útil e como sempre direto, objetivo e conclusivo.
    Parabéns e obrigado!

  • Jorge de Oliveira Alves

    Caro Stonner,

    É um grande prazer encontrá-lo por aqui.
    A ultima vez que te vi foi quando a Ceman foi fazer uma parada de manutenção no reator da U-1250 na REDUC, e você fez a apresentação maravilhosa do serviço que seria executado.
    Você é o melhor.

    Gostei das dicas, abraços.

  • Homero Benitez Moreno

    Bom artigo, parabéns…

  • Obrigado, Luiz Carlos!

  • Jairo Marcondes de Souza

    Artigo muito bom, com um resumo dos principais pontos a ser observados para uma boa e salutar apresentação.

  • Obrigado, Luiz Tenório, bem vindo ao Blogtek…

  • Obrigado, Ramonnombat, bem vindo ao Blogtek…conto com suas sugestões e comentários…

  • Obrigado, Jorge…bons tempos!!!

  • Olá, Homero, conto com suas sugestões e comentários!!

  • Obrigado, Jairo, bem vindo ao Blogtek!!!

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